- 色々な仕事が重なって、パニックになってしまっている
- 何から手をつけていいのかわからない
- もっと、効率良く仕事を回したい！
自分がやるべきタスクを、はっきりさせることで、順調に仕事を進めることができます。
私自身、事務職という職業柄、業務の幅が広い仕事を10年間させていただいております。
専門的な知識や作業が少ない反面、多種多様な仕事が重なって降りかかってくることが多いのです。
そんな時は、今回ご紹介する方法を行うことで、ひとつひとつの業務を丁寧かつ、迅速に終わらせるようにしています。
やることが多すぎて、終わりが見えなく不安を抱えている皆さんにぜひ、読んでいただきたい内容にしました。
一度、落ち着きましょう。
焦る気持ちは、とてもよくわかります。
ただ、そんな時だからこそ一度手を止めてみてください。
一息置いて、今自分がどんな状況に立たされているのか、やるべき事はなんなのかを把握することがポイントです。
深呼吸するのもいいですし、トイレにいくために席を立つ、または、外に出れるのであれば、近辺を5〜10分ほど散歩したりするのもいいでしょう。
デスクから離れて、気持ちを落ち着かせることで頭の中をリセットすることができます。
本来出せるパフォーマンスが低下している可能性がある
やることが多すぎてパニックになり、精神的に追い詰められてしまってはいませんか？
冷静に考えてみると、普段であれば簡単にこなせている内容でさえ、難しく考えてしまうことがあります。
いつの間にか、仕事の内容に対して悩んでいるのではなく、『どうしよう…』という不安や、焦りの気持ちに対して時間を使ってしまっている場合があります。
また、追い詰められることによりミスを犯してしまい、余計な仕事を自分で増やしてしまいがちです。
自分が持っているパフォーマンスを、しっかりと出すためにも、焦る気持ちではなく、仕事内容に意識をフォーカスしてみましょう。
落ち着いた後にやること
気持ちを落ち着かせた後は、いくつかやるべき対処法があります。
抱えている仕事や内容によって、有効な解決法は変わってきます。
今回は、ある程度どのような状況でも実践できる内容を紹介していきます。
やるべき事の『優先順位』をつける
今、自分が抱えているタスクを頭で考えるのではなく、文字に起こしてみましょう。
書き出すことによって、先にやるべきことは何か、すぐ終わらすことができる業務がないかを視覚的に捉えることができます。
具体的には
- 『仕事のゴール』（報告書の作成、議事録の作成など）
- 『締切日』（何月何日、何時までにやらなくてはいけないのか）
2点を明確にしてください。
目に見える形にした後は、実行する順番に番号を振ります。
こうすることで、自分が次どのように行動すれば良いのかが客観的に把握でき、『何をやればいいのか』ということに迷わなくなります。
細かい業務から終わらせていく
優先順位をつけた際、気づくことがあると思います。
意外にも、簡単に終わらせることができる業務があるということ。
短時間で出来る業務があれば、先に終わらせてしまうのも手です。
小さいことですが、1つのタスクが終わることで、精神的に安心感を感じることができます。
結果的に、集中して大きい仕事に取り組めるでしょう。
他の人に任せられる仕事を探してみる
同僚にお願いできる部分がないか考えてみましょう。
チェック作業や単純な集計作業であれば、あなたでなくてもできることがあるはずです。
他の人がある程度進めておいてくれれば、その間別の仕事に取り掛かることができ、複数の業務を同時に進めることができますよね。
他の人も忙しいのに、なんだか気が引ける、悪い気がすると思うこともあるかと思います。
ただ、実際には頼まれると、快く協力してくれる方が多いです。
自分ごとに置き換えてみると、人から頼まれるということは、信頼されていると同じことです。
この人になら任せても大丈夫、と思われてお願いされたら悪い気はしないですよね。
他人に対しての気遣いは必要ですが、行動する前に自ら壁を作らないように意識してみてください。
上司に相談してみる
どうしても手が回らないのであれば、臆せず上司に相談してください。
チームのリーダーである役職者は、全体の業務を管理するのも大きな仕事なのです。
相談する際は、今の自分の状況や、終わらせなければならない業務の内容などを明確にした上で相談してください。
曖昧なまま相談にいってしまうと、自分が求めている解決の方向とは別のところに行きついてしまう可能性がありますので、注意が必要です。
適切に相談ができれば、チームマネージメントも上司の仕事ですから、必要に応じて、応援要員を見つけてくれたり、アドバイスをもらうことができます。
自分の評価が下がるのでは、と不安になる必要はまったくありません。
逆に相談せずに、間に合いませんでした。となる方がよっぽど全体に悪影響となります。
フォローが間に合う早めの段階で、報告・相談を行いましょう。
仕事を断る勇気を持つ
自分の力の限界を理解することも重要です。
お願いされると断ることができず、仕事が溜まっていき、結果、手が回らなくなることがあります。
仕事を断る際に大切なことは、今の自分の状況をしっかりと説明することです。
忙しいということが分かってくれれば、別にお願いする人を見つけようとするはずです。
ポイントは、「本当は手伝いたいんだけど…」と付け加えること。
決して「多忙なのが見てわからない！？」という雰囲気を出さないことです。
自身の感情や、能力のキャパシティーをコントロールして仕事をこなすことも、社会人にとって立派なスキルなのです。
重要なのは、落ち着き自分の状況を把握すること
内容をまとめると以下の通りになります。
- 深呼吸をして一度落ち着く。または、一旦離席して冷静になる。
- 仕事内容を整理して優先順位をつける
- 短時間で終わる業務については、先に片付ける
- 他人に頼める単純作業をピックアップしてお願いする
- 上司に相談して、応援やアドバイスをもらう
- 仕事を断る勇気を持つ
多忙になりすぎると、気持ちばかり焦ってしまいます。
本来、あなたが持っている素晴らしい能力や判断力を鈍らせてしまう原因になってしまうのです。
手が回らない時こそ、客観的に自分の状態を把握できるようになってください。
もしかすると、周りには何でもテキパキとこなしてしまう人がいるかもしれません。
しかし、優秀な人ほど多忙な時期を乗り切った経験があるのです。
だから、大抵の仕事でも焦ることなく、自分の業務を適切にコントロールする力がついています。
感情やキャパシイティーを理解できるようになれば、誰でもつけることができる力です。
今は辛いかもしれませんが、今回紹介したテクニックを実践してみてください。
きっと、ワンランク上の社会人になれるはずです！
今回の記事が、少しでも皆さんのお役に立ててたら嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
