- 仕事に対して、自身のキャパシティオーバーを感じる
- キャパオーバーに陥った時の対処法を知りたい
- 未然に防ぐ方法があれば教えてほしい
上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。
- 処理能力を超えると出てしまう悪影響
- 手が回らなくなった時の『３つの対処法』
- 業務の許容量を管理する方法
キャパシティとは、「入りきる容量」や「受け入れられる数」のことを示します。
ビジネスシーンでは「キャパオーバー」と使われることが多く、自分が耐えられる許容範囲や許容量を超えてしまっている状態のことを表ます。
自分の処理できる能力を超えた業務を抱え込んでしまうことで、仕事の効率が落ち、生産性も低下し、ストレスの原因にもなってしまいます。
今回は、キャパオーバーになると出てしまう悪影響と、対処法や未然に防ぐ方法をお伝えします。
今悩んでいる方は、ぜひ参考にして、自身の状況に合った働き方を見直してみましょう。
処理能力を超えると出てしまう悪影響
いつも通りのパフォーマンスが発揮できない
普段なら問題なくできているはずの業務が、スムーズにこなすことができなくなることがあります。
多くの業務について頭を使わなければならない状況になってしまうことで、一つの物事に集中できなくなってしまうことが原因です。
頭の中が整理できていないと、仕事中のミスが増えたり、処理速度が落ちてしまうため、業務効率の低下に繋がります。
仕事の進みが遅い、ありえないミスを連発するなどの兆候があるのであれば、自分の処理能力以上の仕事をしていなかを見直してみてください。
過度な労働で体調不良を起こす
長時間の労働により、体調を崩してしまう可能性があります。
仕事が終わらず、規定の就業時間を大幅に超えた残業が発生し、休息の時間が少なくなってることが考えられます。
身体的な疲労感に加え、精神的にも限界がきてしまい、最悪の場合「うつ病」などの症状に繋がりかねません。
疲れをきちんと感じとれる状態であればいいのですが、責任感が強い方などは気づかぬうちにこの状態に陥ってしまう危険性があります。
定期的に、身体的、精神的の両面から不調になっていないかを確認するようにしてください。
周りの人に迷惑をかけてしまう
精神的に追い詰められてしまうことで、同僚や上司、家族や友人にも悪影響を与えかねません。
イライラして理不尽な態度や発言など、マイナスな感情を他人にぶつけてしまうパターンです。
また、直接そのような態度を取らなくても、機嫌が悪い様子を振り撒いてしまうこともあるでしょう。
その様子が、周りに伝わることで自分も他者も居心地の悪い状態が出来上がってしまうのです。
キャパオーバーは自分にだけではなく、周りにも影響してしまうことがあるということを覚えておきましょう。
手が回らなくなった時の『３つの対処法』
同僚に協力を求める
自分の力だけではどうしようもないのであれば、迷わず同僚の力を借りましょう。
職場は、個人プレイでなく基本的にはチームで動かしていくものです。
責任感が強く、普段しっかりしている方ほど他人を頼ることに抵抗感を感じて、ヘルプが出せない傾向が見受けられます。
人間、誰でも限界はあるものです。
困っているのであれば、遠慮せず他人を頼っても良いのです。
多忙になり、提出期限に間に合わない、業務量が多すぎて手が回らないという状態になっているのであれば、他の人でも対応可能な業務をピックアップしてお願いするようにしてください。
きちんと、腰を低くお願いをすることでほとんどの場合、快く受けてもらえるはずです。
悩んでいたのが嘘のように、意外とあっさり業務が終わることが多々あります。
休息をしっかり取りメンタルをケアする
一度、メンタルをリセットすることも非常に大切です。
「頑張らなくてはいけない」、「急いで終わらせないと大変なことになる」と気持ちが焦るばかりで、仕事の効率が落ちてしまっている可能性があります。
思い切って、休暇をとり精神的に落ち着かせること必要です。
ただし、一日休みを取得すると逆に仕事が進んでいないと不安を感じる方もいるかもしれません。
そのような方は、半日の休暇、もしくは業務終了後の休養方法を見直してみるのがオススメです。
特に、適切な睡眠時間の確保と、食事から十分な栄養を補給するよう心がけてください。
体の回復にも効果がありますし、メンタルが少しずつ落ち着けば、普段通りの仕事のパフォーマンスを発揮することができるはずです。
一時的に仕事は止まるかもしれませんが、結果的には効率よく物事を進めるようにできますので、休息が足りないと感じるのであれば意識的に取るようにしましょう。
仕事内容を整理する
多忙になり過ぎてしまうと、自分が抱えている業務は何なのかを見失ってしまう可能性があります。
このような場合は、一度自分が対応している仕事を整理してみましょう。
具体的な方法については、以下の記事で「優先順位の付け方」を紹介していますので、ぜひご覧ください。
落ち着いて自分が置かれている状況を理解することで、意外となんとかなることに気付ける場合があります。
何から手をつけていいか分からないと感じた場合は、業務の内容を把握し「優先順位」をつけて効率よく進めていきましょう。
業務の許容量を管理する方法
計画的に仕事を進める
自分のキャパシティを超えてしまう大きな要因として、計画的に仕事を進めていない点が挙げられます。
常に仕事に追われてしまう状況を改善しましょう。
具体的な方法としては、早めに仕事内容のスケジューリングを行うこと。
仕事の締切日から逆算して、取り掛かる日付を明確にしてください。
可能な限り、余裕をもった予定を立てることがコツになります。
急な仕事が入っても焦らず対応できる期間を設けるためです。
例えば、締切日が決まっている資料を作成する場合は、
【仕事のゴール】
- 上司に資料を提出：○月○日
【ゴールに向かうまでを逆算】
- 最終の修正期間：2日間
- 上司が確認する期間：1週間程度
- 上司に報告する日付：×月×日
- 上司に報告する前の修正期間：4日間
- 同僚に確認をお願いする期間：1週間程度
- 作業を行う期間：1週間程度
- 業務開始日：△月△日
このように、ゴールから考えて日付を明確にしておくことで計画的に業務を進める事が可能になります。
その場、その場で仕事をしてしまっている人はぜひ、余裕を持ったスケジューリングを一度試してください。
自分の仕事状況を周りに伝える
仕事を断れない方にオススメの方法です。
キャパシティを超えてしまう人の特徴として、お願いされた仕事を全て受けてしまう傾向があります。
仕事を断ることに対して罪悪感があり、今の自分の状況を度外視して新しい仕事を受けてしまいがちです。
上手に断ることが出来ないのであれば、自分が抱えている仕事内容を周りに共有しておきましょう。
多忙な状態だと事前に理解してもらえることで、周りも無理な仕事は頼みません。
忙しいアピールをするということではなく、きちんと朝礼やミーテイングの際に、自分の状況を自ら発信して、今抱えている仕事状況をしっかりと伝えるようにしてみてください。
生活リズムを整える
基本的なことですが、睡眠時間の確保としっかりとした食事を心がけるようにして生活リズムを崩さないように心がけてください。
体調が万全でないと、職場に行ったとしても業務が捗らず、結果的に終わっていない仕事が溜まってしまいキャパオーバーに繋がります。
疲れてから休むのではなく、定期的に早めに帰る日を設ける、計画的に有給を使用する意識をするようにしましょう。
キャパオーバーは能力不足が原因とは限らない！
いかがでしたでしょうか？
今回の内容を要約すると以下の通りになります。
- いつも通りのパフォーマンスが発揮できない
- 過度な労働で体調不良を起こす
- 周りの人に迷惑をかけてしまう
- 同僚に協力を求める
- 休息をしっかり取りメンタルをケアする
- 仕事内容を整理する
- 計画的に仕事を進める
- 自分の仕事状況を周りに伝える
- 生活リズムを整える
キャパオーバーになってしまうのは能力が足りないからだと思うことがるかもしれませんが必ずしもそうとは限りません。
本来、発揮できている力がだけなくなっているだけの可能性があります。
あまり不安を抱え込まず、同僚に相談したり、落ち着いて仕事内容を整理する、メンタルケアも忘れずに行うことで悩みが解消されるはずです。
今現在、キャパオーバーで焦ってしまっている人、頭の中が整理できず混乱してしまっている方は、ぜひ今回の内容を１つずつ試して実践してみてくださいね。
今回の記事が、少しでも皆さんのお役に立てたのであれば嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
