- 事務職に必要な２つのスキル
- 事務職員の良いところ・悪いところ
- 未経験でも事務職員になれるのか
私自身、事務職員として10年以上お仕事をさせていただいております。
その実体験の中から、厳選した内容をについてお伝えできればと思います。
ぜひ、事務職員になりたい！と思っている人は、実際に現場で使ってきたスキルですので参考にしていただければ幸いです。
どんなスキルが必要なの？
大切なスキル① コミュニケーション能力
何よりも一番大切なのは「コミュニケーション能力」です。
事務職というのは、単純な作業ばかりやっているイメージがあるかもしれません。
確かに、専門的な知識を使って成果をあげるということはしませんが、反面、人と関わる時間が長い仕事です。
実際、手を動かして作業をしていることよりも、人と連携して仕事を進めている時間の方が長いのです。
必要なのは「仕事」のコミュニケーション能力
友達を作るのは結構得意だよ！
だけど、事務職員としてやっていくためにはそれだけじゃダメなの。
事務職員は縁の下の力持ち的な、裏方仕事がとても多いです。
他の業務の土台をしっかり固めてあげる業務がメインの仕事となります。
この部分がしっかりとしていないと、物事が進んだ時に大きなトラブルに繋がってしまいます。
なので、「今誰が何をやっているのか」、「この作業をするためには先にこっちの作業をやっておいてあげよう」など先を読み仕事をしていかなければなりません。
そのためには、周りに気を配って、密にコミュニケーションをとりながら、しっかりと情報を集めたり整理する力が求められます。
また、部署によっては、お客様相手と一番最初に顔を合わせることになります。
つまり、対応者の印象がそのまま会社の印象に直結しますので、接客に近い能力が必要です。
基本的なビジネスマナーや、適切な言葉遣いができる能力も必須となります。
大切なスキル② PCの基本的な扱い方
一般的に使われている「Microsoft office」の「Word」や「Excel」の操作方法は理解しておいた方が良いです。
事務職員として働く場合、報告書や議事録の作成、アンケート集計などを行う機会がとても多くなります。
ですので、ある程度の速さで文字が打てること、文字の大きさや位置の調整、簡単な足し算、引き算、掛け算、割り算などの簡単な関数やオートフィル機能の知識があると効率よく仕事に臨むことができます。
資料を作って会議で発表することもたまにあるので、パワーポイントでの図形の挿入や文字装飾なんかも知っておくと便利です。
あとは、仕事で一番使用するコミュニケーションツールでであるメールソフト、会議をするための事前準備としてプロジェクターへのPC接続など、PC全般の使い方を知っておくほうがよいでしょう。
さらに詳しく各ソフトに扱い方において必要なレベルについては、また別の機会に紹介しますね。
事務職員の良いところ・悪いところ
事務職員と聞くと、簡単な事務作業で誰でもできて楽そう、と思う方が多いかもしれません。
ただ、やはりお仕事ですから大変な部分がもちろんあります。
事務職員を目指すのならきちんと、良いところと悪いところを理解しておきましょう。
事務職員の良いところ
職場にもよりますが、基本的には営業成績や売り上げなどの「数字」に追われるプレッシャーがありません。
事務職は、営業の人や会社の利益を上げるための人たちのサポートが主な仕事となってくるからです。
また、肉体労働で身体がとても疲れるということもありません。
もちろん、時期によってはイベントの準備や倉庫の整理など身体を動かして多少疲れることはあります。
しかし、普段の通常業務であれば、基本デスクで業務をしたり、窓口対応や電話対応業務がメインとなります。
事務職員の悪いところ
良いところの逆となりますが、「数字」がでない分、仕事の成果やモチベーションの維持が難しいことです。
周りから見えない裏方業務がどうしても多くなってしまう関係で、一生懸命働いているのにも関わらず評価を得られる機会が少ないです。
きちんと、自分自身で目標を設定して達成するなど工夫をしないとマンネリ化して、人によってはつまらないと感じてしまうかもしれません。
また、仕事上でも休憩中でも人と上手くやっていけないと、職場で居場所がないということにもなりえます。
仕事での成果が見えづらいことで、より人間関係が重要になってきます。
仕事がバリバリできても、あまり目立たずに、コミュニケーションを取れない部分が目立ってしまうのです。
身体的な疲労よりも、精神的な疲労がかかるのが悪いところです。
事務職員って未経験でも働ける？
専門的な知識やスキルが必要ないことにより、未経験で働くことが比較的しやすい職種です。
私自身、学生時代理系で情報関係の勉強をしてきましたが、問題なく仕事に取り組むことができています。
周りの人の経歴を聞いても、学生時代や転職前の職場の傾向はさまざまです。
もちろん、向いている人、向いていない人は存在しますが、業務をするだけで言えば未経験の人でも働きやすい職種だといえます。
向いている人や向いていない人の詳しい解説はまた別の機会にしたいと思います。
「専門的なスキル」はいらないけど、「大切なスキル」はあります。
まとめると以下の通りになります。
- 対人のコミュニケーション能力
- PCの基本的な操作方法
良いところ
- 数字に追われるプレッシャーがない
- 肉体労働は少なめなので身体は楽
悪いところ
- 仕事の成果が見えづらいためモチベーションの意地が難しい
- 人とうまくやっていく力や意識が必要なため精神的に疲れる。
問題なく働ける
実際に働いている人たちも、学生時代や前職の種類はいろいろ。
いかがでしたでしょうか。
世間的には、『楽な仕事』と思われがちの事務職員。
ただ、専門的な知識やスキルは必要ないかもしれませんが、「大切なスキル」は存在します。
特にコミュニケーション能力は、他の職種よりも高いレベルで必要となります。
一概に「楽な仕事」とは言えませんが、多くの人と関われるという魅力がこの仕事の大きなやりがいだと考えています。
事務職員になりたい！と思っている皆さんが、この記事を読んで、参考になったと思ってくれたら嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
