仕事における「連絡」とは
仕事の基本である「報連相」の連絡ですが、どのような場合に必要なのか悩んだことはありませんか？
この記事では、連絡の目的や実施すべきタイミング、事例を交え例文を用いてポイントを簡単に解説します。
目的や正しい方法が分かれば、連絡するタイミングで悩まなくなり、仕事を進めていく上で目指すべきゴールや着地点を間違えることがなくなります。
結果、会社や上司からのあなたへの評価が上がるというメリットを得ることができます。
一度理解してしまえば、誰でも簡単に実践できる内容ですので、連絡について悩んでいる、また改めて確認しておきたい方は是非参考にしてみてください。
また、最後にはよくある疑問「報告」と「連絡」の違いについても補足しますので最後まで読んでいただけると嬉しいです。
連絡は上司が仕事の方向性を確認、修正するために重要。タイミングは毎日でもOK
連絡はどうして必要なのでしょうか。
結論から言うと、業務をまとめる立場の人が、随時、現在進めている仕事の確認および軌道修正をするために必要となります。
状況がわからなければ、指示しようにもできません。
こう考えるとタイミングとしては、できるだけ密にとる方がいいということがわかりますね。
よりイメージしやすいようにもう少し深掘りしていきましょう。
まとめる立場に立つと必要性がわかりやすい
例えば、あなたが10個以上のプロジェクトを同時に進めているとします。
今、誰が、どんな業務を、どれだけ進めているのか、遅れやミスはないか全て把握できますでしょうか。
ひとつずつ整理していけば可能かもしれませんが、そんな時間はなく、簡単なことではありません。
そこで、自動的にメンバーが必要なタイミングである程度まとまった内容を連絡してくれると、楽じゃないですか？
連絡さえもらえれば、まとめる側はこれから先の計画が立てやすいですよね。
つまり、舵を取る人が現在の状況を把握して、今後を想定するための材料として必要なのが連絡なのです。
では、具体的にはどのようにして連絡をすれば良いのか、例文を踏まえてポイントをお伝えします。
連絡の例文とポイント
連絡の種類には大きく分けて、メールと口頭の2種類ありますが、ポイントに差はありませんので、今回はわかりやすいようにメール文で解説します。
連絡に盛り込む内容としては
- 何の用件なのか
- 現在どこまで進んでいるのか
- 今何の作業を進めているのか
- その他、これから変更が発生しそうな点があれば事前に伝えておいたり、今後やろうとおもっていたりすることを記載
以上を基本の形とします。
メールの例文としては以下のようになります。
××課長
お世話になります。□□です。
進めております、〇〇〇の件についてご連絡いたします。
（何の用件なのか）
現在、△月△日に実施予定の会議資料作成は完了済み、☆☆さんの出席確認中でございます。
（現在どこまで進んでいて、今は何の作業をしているのか）
また、会議資料を●●さんに確認していただいた際に気づいた点がございましたので追記しております。
（これから発生しそうな変更点があれば事前に伝えておく）
大変お手数をおかけいたしますが問題がないかご確認願いたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
簡単ですが、連絡を受けた側はちゃんと業務が進んでいることに安心を感じますね。
また、あらかじめこう進めますよ、と連絡しておけば、その時点で万が一間違った方向になっていた場合すぐに指摘してもらえるため、最終的なゴールを間違えずに業務にあたれるので、連絡者本人にもメリットがあります。
できるだけ密に連絡を取ることが大切
物事を取りまとめている人にとっては情報の共有は必須であることがわかったかと思います。
持っている情報が詳細であるほど、正確な指示を出すことができます。
ですので、連絡が面倒だと感じている方もいるかもしれませんが、できるだけこまめに連絡を行いましょう。結果的にあなた自身の業務にもプラスに働くことが多いはずです。
新人の頃はイメージがつきづらいかもしれませんが、上司の気持ちになって考えると、自然とここは連絡しておいた方がよいかもと感覚的にわかってくるようになります。
この記事をきっかけに連絡の重要性や目的を理解いただけたら嬉しく思います。
補足：報告と連絡の違い
報告は、業務について結果と経緯をまとめるというとしっくりくるでしょうか。
何か業務が終わった後に知らせるということです。
つまり、完了形となります。
比べて、連絡は現状を伝える役割を持っています。
また、先にこれから起こる事象について伝える意味合いもありますので、こちらは現在進行形です。
似ているようですが、それぞれ目的や役割が異なりますので、少しづつでもよいので意識してみると上手に仕事上でのコミュニケーションが図れるようになりますよ＾＾
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
