事務職で働くために必要なExcel（エクセル）のレベルってどのくらい？

求人票をみていると、よく『ワード・エクセルが使える方』という表記を目にします。

明確に、必要な機能が記載されていることは少ないのではないでしょうか。

そうなると、具体的には何ができればいいのかピンときませんよね。

もちろん、仕事内容によって、よく使用する機能は変わります。

しかし、一般的な事務職員であれば、今回ご紹介する内容ができることで、一通りの仕事はこなせます。

現役の事務職員として働いている私の経験から、最低限必要なレベルについてお伝えできればと思います。

ぜひ、今後、事務職員として働きたいと思っている方は、参考にしてみてください。

仕事で必要なExcelのレベルはどの程度なのか

結論から言いますと、事務職員に求められるExcelのレベルは、そこまで高くなくても大丈夫です。

効率よく仕事を進めるためには、いろいろな機能を知っておいた方が良いのは確かです。

ただ、高い水準でExcelを使いこなす必要がある場合は、もっと具体的な記載が求人票に記載されているはずです。

例えば、『VBAやマクロを用いたプログラムを組めること』など。

『Excelを使うことができる方』という表現には、以下のような作業ができるという意味が含まれています。

この内容を見てどう感じるでしょうか。

読者の皆さんのパソコンスキルには、ばらつきがあると思います。

しかし、上記で挙げた内容くらいであれば、ほとんどパソコンを触ったことがない人でも、2週間〜1ヶ月もあれば習得できることでしょう。

つまり、勉強すれば誰でも到達できるレベルなのです。

求められている水準は高くないことがわかりますね。

『データ入力』と『データ活用』の２つが行えればOK

事務職員がExcelを使う場合をイメージしてみましょう。

たとえば、職場で働いている方へ対して、アンケート用紙を配り回収したとします。

最終的には、回収したアンケートをまとめ、上司に報告することが目的の場合。

あなたは、紙ベースで回収したアンケートをExcel上に『入力』します。

一通り、入力が終わったら、次に、入力したデータを使い、アンケート項目ごとの集計を行います。

表を作成したり、合計値を計算したり、グラフ化したりするために『活用』を行うはずです。

つまり、事務職員がExcelを使う時は、データの『入力』と『活用』ができればよいのです。

では、さらに深堀して『入力』と『活用』の内容を見ていきましょう。

データ『入力』では、どんなことができればいいの？

紙媒体の文字や数値をExcel上に、入力できれば問題ありません。

Excelに、データとして入力することにより、パソコン上で管理することができます。

パソコン上で管理できることで、多くの数値データを一瞬で計算することが可能になるのです。

そのため、その場その場で計算する必要がなくなり、仕事の効率が上がります。

また、人間が電卓などを用いて手作業で計算すると、たとえ注意していたとしても、計算間違いが発生することがあります。

Excel上で計算すれば、入力内容に間違いがない限り、ミスは絶対に発生しません。

業務の効率化と正確性の向上のために、まずは、データの『入力』が行えるようにならなくてはいけません。

では、入力をするにあたり、最低限必要になってくるポイントを解説します。

『文字列』と『数値』の入力

入力するデータの形を大きく分けると、『文字列』と『数値』の2種類に分かれます。

例えば、「氏名」「住所」などは『文字』に該当します。

『数値』には「金額」「人数」が当てはまります。

基本的なことではありますが、しっかりと抑えておいてください。

Excelは、『表計算ソフト』と呼ばれるソフトウェアです。

なので、入力した文字の形式が適切でないと、正確に「計算」をすることができません。

先ほどご紹介した「金額」や「人数」が『数値』ではなく、『文字列』で入力されていると、Excelは正常に計算を行うことができません。

なので、文字を入力する時には、入力の形式に注意することが大切です。

簡単なショートカットキー

作業効率の面から、簡単なショートカットキーは知っておいた方がよいです。

ショートカットキーと聞くと、パソコンを使い慣れた人が使用する印象があるかもしれません。

Excelにはたくさんのショートカットキーがあります。

しかし、最初の段階で全てを覚える必要はありません。

事務職員として、働くうえで必要なショートカットキーはある程度固定されます。

パソコンを使い慣れていない方でも、すぐにマスターできます。

最低限以下のショートカットを覚えておけばOKです。

今回ご紹介したショートカットキーは、事務処理で何度も使用するものです。

使っていくうちに、自然と覚えていきます。

最初のうちは、付箋などをパソコンの端などに貼っておくのもおすすめです。

事務職員で仕事をする上で、簡単なショートカットキーを覚えておけば、効率よく業務を進めることができます。

ある程度の入力速度

事務処理では多くの書類を入力することになります。

そのため、ある程度の速度で文字が打てると、仕事をしていく上で役立つことが多いです。

Excelに限らず、Wordやメールを作成する際にも使えるスキルです。

やっていくうちに徐々に慣れてくるので、焦らず練習してみましょう。

今ではネット上で、練習できるサイトが多くあります。

このようなサイトでゲーム感覚で練習してみましょう！

練習のコツとしては、ステップを踏むこと。

後は、ひらすら練習することが重要です。

慣れてくれば、少しずつキーボードを見なくても入力することができるようになってきます。

すると、画面に打ち込んでいる文字が間違っていないかを確認しながら進めることができるため、あとで見返した時の入力ミスが少なくなったり、また、キーボードをみて文字を探す必要がなくなるので、単純に入力速度が上がります。

最終的な目標は、キーボードを見ずに打てるようになると、ベストです。

大量のデータを効率よく入力するためにも、少しずつでもいいので上達していきましょう！

『データ活用』では、どんなことができればいいの？

データが入力できたら、今度はデータを活用していく必要があります。

Excelには、とても多くの機能が備わっています。

ただし、よく使う機能というのは、ある程度限られています。

今回は、事務処理をする上で、必要な機能のみを厳選して解説します。

罫線を用いた表の作成

入力した文字を、線で囲い表の形に整えます。

文字がずらっと並んでいるよりも、線が引いた合った方が視覚的に理解しやすいのです。

作成したExcelファイルは自分だけではなく、他の人も活用する場合が多々あります。

そのため、できるだけわかりやすいデータを作るためにも、まずは、罫線を引けるようになると良いです。

例えば、

このような形で、見る人のことを考えてあげることが一番重要です。

フィルターを用いた絞り込み

Excelには、フィルターと呼ばれる機能が備わっています。

フィルターとは、入力したデータの中から、自分が欲しい情報だけを表示させる機能です。

入力したデータ大量ですと、目視で探すのは少し大変ですよね。

特定の条件を指定することで、一時的に不要なデータを非表示させることができます。

事務職では、個人情報やアンケートなど、情報多いデータを取り扱うことが多いため、使うことが多い機能のうちの一つになります。

グラフの作成

罫線を用いた表の作成同様に、データを視覚的に理解しやすくするための機能です。

数字や文字を目で追うよりも、円グラフや棒グラフで表示されている方が直感的にどのようなデータなのか分かりやすくなります。

上司や同僚などに、集計したデータの説明をする際に活用できるとより効果的です。

最初は難しく感じるかもしれませんが、何個かグラフを作っていけば感覚が掴めていきます。

グラフはかっこいい複雑なものよりも、できるだけシンプルなものの方が相手に理解してもらいやすいです。

グラフの例としては、

このような形にすることが多いです。

機能を使うことよりも、目的に合わせたグラフを作れることが可視化するうえで重要になってきます。

簡単な関数

『関数』と呼ばれる機能を使うことで、Excelの効果を最大限に発揮することができます。

Excelでいうところ『関数』とは、定型の計算を行うための数式を意味しています。

手作業で計算するよりも、素早く正確に作業することが可能になるからです。

最初のうちは、難しい関数を使わなくても効果を十分仕事をすることが可能です。

計算と一言にいっても、足し算、引き算のような四則演算の他にも、以下のように様々な種類があります。

他にも様々な関数が存在します。

全て覚える必要はなく、今回紹介した関数のみで事務処理的にはかなりの効果が得られます。

少し難しく感じるかもしれませんが、やっていくうちに誰も扱えるレベルですので、ぜひ挑戦してみてください。

おすすめの勉強法について

分からないことが出たら『Google・Youtube』を上手に活用しましょう。

本で一通り学ぶのも良いのですが、Excelの機能はとても多いです。

参考書を買うのも悪くはないのですが、どうしても機能が多い分、どこから勉強していいのか分からなくなることが多々あります。

ですので、不明な点が出た段階でポイント的に解決していった方が、効率よくExcelを使いこなせるようになります。

もう少し詳しい勉強方法は、以下の記事にてご紹介していますので参考にしてくださいね。

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いかがでしたでしょうか？

今回の内容を要約すると以下の通りになります。

まったくパソコンを触ったことがない方でも、事務職員の仕事内容であれば、あまり難しいことは求められません。

自分には無理と思わずに、ぜひチャレンジしてみください。

実際に触ってみると、意外と簡単だということが実感できるはずです。

これから、事務職員として働こうとしている皆さんにこの記事が少しでもお役に立てれば嬉しく思います。

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！