仕事が上手にできないと不安を抱えている皆さんへ
大学を卒業し、新たな気持ちで就職した先で皆さん日々頑張っていることかと思います。
しかし、業務に励む中で「仕事がなかなか覚えられない」、「ミスをよくしてしまう」という悩みを抱えていませんか？
毎日しんどい、辛いと悩み過ぎてしまうあまりもう辞めたいと思ってしまうこともあるかもしれません。
そんな皆さんへ対してこの記事では、
- 効率よく仕事を覚える方法
- 正しいメモの取り方と活用法
- 本当に重要な改善方法
をお伝えできればと思います。
私自身、10年以上事務職という、書類の作成から窓口・電話対応、チームでのプロジェクト進行など業務の種類が一つに特化してないがために、覚えることがとても多く大変苦労してきました。
最初は教わったやり方をメモにとり後で見返すだけという方法をとっていましたが、今一つ業務を覚えられませんでした。
ただ、少しのコツを覚えるだけで今ではスムーズに業務を覚えることができ、ミスも減ったことにより周りからの評価が変わり、今ではストレスなく仕事をすることができております。
意識すればこんなにも簡単に変わるという実体験がありますので、是非、悩みを抱えている皆さんは参考にしてみてください。
メモが重要なのではなくその後の整理と自分から動く積極性が大切
大切なのは「メモを取る」ということではなく、自分がとったメモをより具体的に整理しておくことが重要です。
後から見返したときに、自分以外の誰が見てもその業務をこなすことができるようになっているかという点を意識して、一度取ったメモを手帳の最後のノートページなどにまとめてみてください。
自分が一番わかりやすい方法でよいのですが、もし分からない場合は「①～する」「②～する」と番号を振り箇条書き形式を試してみてください。ポイントはできるだけ「短文にして整理する」です。
やってみるとわかりますが、誰が見てもわかるように書くを意識して整理すると意外に難しく、書いているうちに分かっていない部分の発見にも繋がります。
ここで大切なのが、自ら動いて積極的にわからない部分を教わりに行くことです。
同じことを聞きに行くのは失礼ではないか、と思いますが、このように自分なりに整理して出てきた疑問点は教わったところを聞きに行くのではなく、教わっていない点を聞きに行くのです。失礼ではありません。
もちろん、自分なりの考えや、今整理したメモを持参していきましょう。自分で整理もせずに正解だけを求めに行く姿勢はNGです。
すると、相手は覚えようとしてくれているという意図を汲み取ってくれ、より詳しく教えてくれるようになります。もちろん１回目に教えてくれた内容に漏れがある場合もありますので、わからないところを１０分悩んで解決しなければすぐにこの方法を試してみてください。
先輩や上司が助けてくれるのを待つのではなく、自分から積極的に声をかけにいくこと自体はむしろプラスに働き自然と評価は上がっていきます。
一度でなんでもこなせる人はいない
大前提として、一度聞いただけで全て覚える人なんてそうそういないと認識しましょう。
どんな人でも、方法を聞いただけで自転車が乗れるようになった！なんて人は少なくとも私は見たことありません。実際に補助輪をつけた状態で練習したり、何度も転んだりしていく中で、いつの間にか乗りこなせているようになっているのではないでしょうか。
仕事でも同じことが言えます。自分なりに分かりやすい、誰が見ても実行できる整理したメモを準備して何度も繰り返し業務をこなすのです。
もう少し具体的に自転車でイメージするのであれば、
- ハンドルに手をかける
- サドルにまたがる
- ペダルをこぐ
この条件で自転車に乗れることができるよ！と言葉で言われても一発では乗れませんよね。
何度も転びながら試していくとわかってくることもあります。
- サドルにまたがった後、ペダル漕ぎ出すときは右足からの方が安定する
- グラグラしないためにはハンドルだけに意識を持つのではなく、前を向いて全身でバランスをとる
さらにレベルが上がれば、
- たち漕ぎをすることで力が加わりやすく、早く進むことができる
といった感じでステップアップしていったはずです。
これが仕事だと難しく考えすぎてしまいがちですが、物事を効率よく覚える方法の基本は同じで一つ一つ細かく分解して理解したうえで、何度も繰り返すことが近道なのです。
誰が見てもわかるようなメモ・整理の方法
具体的にはどうしたらよいのでしょうか。自分以外の誰が見ても、その業務を実行することができるということは要はマニュアルに近いのかもしれません。
例えば、とある書類をデータに入力するという業務だったとします。
その場合「書類のこの部分をここの入力欄に入力する」だけでは、初めて業務にあたる人がメモを見たときに
- 全角入力なのか、半角入力なのか。
- 入力後保存ボタンを押さなければ記録されないのではないか
- 外字などのイレギュラー文字の時はどうすればよいのか
など、わかりづらい点があるかもしれませんのでより詳細にメモを整理してみましょう。
ただし、注意点として文章形式にするのではなく、箇条書き形式で極力短文でまとめるようにしてください。その方が次回見返したときに、文が長いと単純に難しい業務だと錯覚してしまう可能性があります。短くまとまっていた方が取り組むときの気持ちも軽くなるメリットがあるのです。
また、単発の仕事ではなく長期的なスパンで挑む仕事においても同じです。その場合は月や週ごとに実行したことについて簡潔に整理していきましょう。
メモだけではなくその後の整理、繰り返しと積極的な姿勢が一番の解決法
まとめると、初めての仕事を与えられたらまずは聞きながらメモを取り、記憶が新しいうちに誰が見てもわかるようマニュアル化してしまう。
マニュアル化して実行していく中で生まれた疑問や詰まった点はそのままにせず、自分なりに考え試行錯誤した結果解決しないのであれば、この業務のこの部分がどうしてもわからないと自分が整理したメモを見せながら相談する。
後は、何度もその作業を繰り返しながら実施していくと自然とマニュアルを見なくても実行できるようになっています。
単純な仕事であっても、複雑な仕事であっても基本は同じです。
もし、行き詰った時には一度落ち着いて頭をリセットしてこの考えを思い出してください。
以上が、仕事が覚えられないと悩んでいる皆さんへ送る改善方法の一つです。
この記事を参考に少しでも皆さんの悩みが解決されればうれしく思います。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
