有意義な会議にする進め方！ポイントとコツを例文付きで解説します。

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

司会進行をしてみたものの、いまひとつ問題解決に繋がっていないと感じていませんか？

話がまとまらず、結局何が決まったのかよくわからない会議になってしまい、無駄な時間だったと感じた経験があるのではないでしょうか。

私も、幾度となく失敗をしてきた経験があります。

失敗した経験から、良い会議にはいくつかのポイントがあると気づきました。

今回は、有意義な会議にするためのポイントやコツについてご紹介したいと思います。

活用できる点があれば、ぜひ取り入れてみてくださいね。

有意義な会議にするためのポイント

意識したいポイントは以下の通りです。

基本となる部分ですが、上記の4点は必ず意識するようにしましょう。

それでは、ひとつずつ解説していきます。

会議の目標や目的を明確にする

今から実施する会議は、「何を決定する会議なのか」を全体で共有するようにしましょう。

最終的な目標がぼんやりしてしまうと、会議中論点がずれた場合に修正ができなくなったり、結果何も決まらない会議になってしまう危険性があります。

そうならないために例えば、今回の会議で決定する内容を、

といった形で、全体の共通認識としておくようにしてください。

会議のゴールを定めておけば、本題から外れないで会議が進みます。

会議の種類を理解しておく

会議の種類を分類しましょう。

会議にはいくつかパターンがあります。

『今から実施する会議はどのパターンの会議なのか』を理解すると最終的な目的が鮮明になります。

例えば、会議は以下のように分けることができます。

ひとえに会議とはいっても、「何かを決定することを目的としているのか」「意見が欲しいのか」「今後の業務に必要な情報のすり合わせをするのか」など趣旨が異なります。

『今から実施する会議は何を求めているのか』を事前に頭に入れた状態で臨むようにしましょう。

「今後やること」を決定する

よくあるダメな会議の例として、何も決まってないまま終わる状況が挙げられます。

貴重な時間を使ったのにも関わらず、成果が得られていないのであれば会議を実施した意味はなく、その分別の作業をしていた方が有意義でしょう。

そうならないように、会議を実施したのであれば「今後誰が何をどう進めるのか」など、今後の進め方を決定するようにしましょう。

会議の結果、方針が固まると参加者に「意味のある会議だった」と認識してもらうことができます。

制限時間を設ける

あらかじめ終了時間を設定すると有意義な会議になります。

終了時間が決まっていないと、会議時間が間延びしてしまい不要な意見やずれた論点で話が進んでしまう可能性があります。

例えば、会議の初めに「本日は、〇〇時までに終了したいと思いますのでご協力のほどよろしくお願いします」といった形で、参加者に対して「この時間までに終わらせるよ」と伝えておくのもよいでしょう。

制限時間を決めて密度の濃い会議になるように意識してみてください。

スムーズに会議を進めるためのコツ

円滑な会議にするためのコツは以下の通りです。

事前の準備が丁寧であるほど、スムーズに会議を進めることができます。

５つのコツについて、１つずつ見ていきましょう。

事前に根回しをしておく

キーとなる人物がいる場合、事前に流れや内容を共有しておくとスムーズに会議が進みます。

内容を共有しておくことで、困ったときに補助してもらえます。

例えば、次の会議で決めたいことや求めている結果について相談してみてください。

万が一、会議中に自分が想定していなかった話が出た場合に助け舟を出してもらえますので、事前にキーマンには根回しをしておきましょう。

資料は会議の前々日までに共有しておく

アジェンダなどの会議資料は、必ず会議実施前に全体へ連絡しましょう。

会議中に内容を説明する時間を短くすることで、すぐに本題に移ることができます。

そのため、本当に必要なことを検討するべき点に時間を割けます。

例えば、会議が行われる2日前に、メールや紙面で参加者に資料を提示しておく方法を試してください。

会議の前日ですと、目を通す時間が足りない場合がありますし、1週間以上前など極端に早い時期だと当日には内容を忘れてしまう可能性があります。

適切なタイミングで資料を配布し、あらかじめ概要や検討事項を伝えれば無駄な時間を省けます。

回答を用意する

「この点はツッコミが入りそうだな」と想定しておくのもコツです。

資料の中に全ての情報を網羅してしまうと、必要な情報がぼやけてしまうため細かい点は省くこともあるでしょう。

一通り資料を作り終えたら、客観的に確認して「もしかすると、ここの部分は情報が薄いから質問がでるかも」と考えるようにしてみてください。

例えば、過去の傾向や具体的な数値はどうだったのか？という点はよく質問されることが多いでしょう。

その場合は、自分の手持ち資料として準備しておきます。

質問として出なかったとしても、補足事項として伝えればイメージを掴んでもらえます。

参加者目線に立って、不足していそうなところは回答を用意しておきましょう。

進行の骨組みを作る

ある程度会議の進め方を考えておくのもオススメです。

会議の流れを計画すると段取りよく進行できます。

例えば、

上記のような点を意識してみましょう。

ポイントは、常に柔軟に対応できるようにしておくことです。

会議では、想定していない発言や考え方が頻発します。

極端に骨組みを作ってしまうと、計画が崩れた時に焦ってしまい整理がつかなくなる危険性があります。

大枠で構いませんので、「大体こんな流れで会議を進めようかな」と事前にイメージを膨らませておきましょう。

想定外の質問に焦らない

想定していなかった質問や準備不足で回答ができない内容に対して焦らないようにしましょう。

その場しのぎで答えてしまうと、今後の業務で対応できない回答をしてしまう危険性があります。

答えられない疑問や質問が出た場合は、

このように回答する方が良いでしょう。

会議が終わった後、落ち着いて調べて正確な情報を提供すれば問題ありません。

会議の時に使えるフレーズ

大枠は以下の通りです。

流れに沿って、それぞれのシーンで使える例文を紹介していきます。

会議開始時の例文

ポイントは2点あります。

• 1点目は終了時間を伝える。
• 2点目は集まった皆さんへ感謝を述べる。

終了時間を伝えて無駄な時間をかけない会議にしつつ、参加してくれた方への配慮を忘れないようにしましょう。

会議中の例文

話し合いの結果「業務をどう進めていくこととしたのか」を明確にします。

その場で結論が出なさそうであれば、「後日に回答する」として次の議題に移りましょう。

ひとつの議題で時間をかけ過ぎないように意識して、一通り予定していた内容に触れる時間を作りましょう。

会議終了時の例文

終了時、時間に余裕があれば不足している点がないか確認を行いましょう。

また、時間がない場合は結論が出ていなくても区切れる場面になったら会を閉めましょう。

会議の後に予定が入っている方もいるかもしれませんので配慮が必要です。

必要に応じて、日をあらためて会議を開催するようにしてください。

効率良く会議を進めるには『事前準備』が必須

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると以下の通りになります。

慣れていないと意外と難しい会議の司会進行。

円滑に進めるためには、念入りに準備をする必要があります。

逆に言えば、しっかり準備できていれば誰でも質の高い会議にできるのです。

今回ご紹介した内容は基本的な部分かもしれませんが、つい忘れてしまいがちなポイントです。

経験が浅い方、ある程度経験を積んでいるけど上手くいかない方は、ぜひ紹介したコツを取り入れてみましょう。

有意義な会議にして、業務のパフォーマンスや質を大きく向上してしまいましょう！

以上、本記事の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば大変嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。