議事録を書くのが苦手…。作成時のコツとわかりやすくまとめる「３つ」のポイント

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

「議事録を上手くまとめられない」、「時間がかかり過ぎている」と感じることはないでしょうか？

文章を書くのが苦手で、余計な時間を割いてしまっている方も多いはず。

しかし、ポイントとコツをおさえると楽に議事録を作成できます。

効率よく、わかりやすい議事録を書けるよう解説しますので、苦手意識をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

議事録に書くべき基本事項と例文

議事録には、ある程度決まったフォーマットがあります。

それぞれの項目について解説していきます。

共通事項

必ず記載すべき事項は以下の内容です。

最低限、上記の内容は記載するようにしましょう。

特に「日付と曜日」に誤りがないか注意してください。

また、『誰が出席していて、誰がいなかったのか』については、会議中もしくは、会議前に出欠を取り確認しておくと情報を共有する際の参考となります。

基本事項に間違いがあると、閲覧者の心象が悪くなります。

間違いのないように記載しましょう。

本文

本文に書くべき内容と流れについて解説していきます。

これから紹介する3つのポイントを意識して書き上げていきましょう。

会議をセクションごとに分ける

複数の議題がある場合、議題を『大項目』に分類します。

この時点では、内容を詳しく記載する必要はありません。

セクションごとに番号を振って、議事録の全体的な骨組みを作ってみましょう。

セクションごとに内容をまとめる

大枠が完成したら、実際に記載していきます。

できるだけ簡潔にまとめるがポイントです。

会話の流れを一言一句記載せずに、要点を絞るよう意識します。

今回は極端な例ですが、意外と不要な文言を記載している方が多いです。

文章というよりも、箇条書きに近い形にした方が閲覧する人の負荷を減らせます。

重要なのは、最終的にどうなったのかが簡潔かつ明確に記載してあるかです。

内容をまとめるときは、余計なことは省き「どのように決定されたのか」を明示するよう意識しましょう。

誰が発言した内容か明確にする

質疑応答では、誰が発言した内容なのかを明確にします。

言った言ってないの水掛論を未然に防げます。

業務の担当者が『誰』で、『いつまで』に、『何をする』のかを記載しましょう。

トラブルを防げるだけでなく、今後記憶が曖昧になったときに確認できるため有効に議事録を活用できます。

わかりやすくまとめるためのポイント

基本的な議事録が書けたら、最後に閲覧者ができるだけわかりやすいよう配慮する工夫を施します。

気をつけるポイントは以下の通りです。

それぞれのポイントを深掘りしていきます。

可能な限りA4一枚にまとめる

簡潔にA4一枚で収まるようまとめましょう。

詳細を書きすぎてしまうと、本当に必要な情報がぼやけてしまいます。

例えば、会議に出席できなかった方に情報を共有するとき、３枚も４枚もある議事録だと読むのにも一苦労です。

繰り返しになりますが、議論の末に「何がどう決まったのか」と結果が一目でわかる方が好ましいでしょう。

忙しい方への配慮を意識すると自然と良い議事録になります。

「だ・である調」で表記する

本文の文章は「だ・である調」でまとめるようにしましょう。

『会議で議論された内容』と『取り決められた結果』を共有するのが議事録を作成する目的です。

「だ・である調」は物事を断定して説得力のある文章になります。（※正式名称を”常体”とと呼びます。）

対して、「です・ます調」は語りかけるような親しみやすい文章になります。（※正式名称を”敬体”と呼びます。）

それぞれ、特徴が異なりますが議事録においては「だ・である調」ではっきりとした表現にしましょう。

文章の体裁を整える

文章のインデントなど、体裁を整えて見やすい議事録にしましょう。

一目見て、直感的に整理されている文章はストレスなく読み進められます。

例えば、

わかりやすい文章を意識するのも大切です。

しかし、その前にパッと見で読みやすそうと感じるよう体裁を整えましょう。

議事録作成のコツと注意点

補足として、議事録を作成するときのコツややっておいたほうがよいことをお伝えします。

上記３点はできるだけ実施するようにしてください。

特に、ほかの人に確認してもらう作業は必ず実行したほうがよいでしょう。

ひとつずつ詳しく解説していきます。

ボイスレコーダーを活用しよう（スマホでOK!）

議事録作成用に録音しておくのがオススメです。

書記を担当する人がいればベストですが、メンバーによってはまとめ役自身がそのまま議事録を書く場合もあるでしょう。

議論を進行しつつ、要点をまとめておくのは非常に困難です。

そんな時は、会議中の内容を聞き直せるようにしてみてください。

例えば、iphoneであれば既存のアプリ「ボイスメモ」、その他機種でも無料のアプリがありますし、専用のボイスレコーダーを１台持っておくのもよいでしょう。

会議中は議論や進行に集中して、重要な箇所のみ書き出すだけに留めておきます。

議事録を作成するときに音声フォルダを聞き直して確認できれば、漏れがない議事録を作成できます。

作成したら必ず確認をしてもらう

一通り議事録が完成したら、必ず『案』を参加者に確認してもらいましょう。

解釈の違いは稀に発生します。

記載内容が議論と異なるなど、後々トラブルにならないようにするのが目的です。

メールでの確認例としては以下の通りです。

確認期限を決めた上で、相違点が無いか確認をお願いするのがポイントです。

メールで文面を残しておくことにより、「きちんと確認していますよ」と未然にトラブルを予防できます。

議事録が完成したら必ず出席者に見てもらうようにしましょう。

できるだけ早い段階で作成する

議事録は、自分を含め出席者の記憶が鮮明なうちに作成してください。

時間が経つと、細かい点や取り決まった過程を忘れてしまう可能性があります。

目安としては、当日～遅くとも１週以内には『案』を提示できるように進めましょう。

誰が読んでも理解できる議事録を意識しましょう

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると以下の通りとなります。

議事録は文章力がなくても、正しいポイントやコツを理解していれば誰でも書けます。

わかりやすい議事録にするためには、できるだけ簡潔に必要な情報が読み取れる、ぱっと見で見やすい構成になっていることが重要です。

会議に出席していない人でも、今後の仕事の流れがスムーズに理解できる議事録作成を目指しましょう！

以上、本記事の内容が少しでも皆さんのお力になったのであれば、大変嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。