【事務職員の7つ道具】現役職員が紹介する『必須の持ち物』とは

初めての職場で、頼れる人も少ない中、必要なものがなくて焦らないように準備しておいた方が良い持ち物をご紹介します。

10年以上事務職員として働いている経験から、『これはよく使うな』と思ったものをまとめてみました。

職場に行ってから『あれがない！これがない！』とならないように、しっかりと事前準備しておきましょう！

安心して、仕事に向かえる内容にしてみましたので、ぜひ、参考にしてくださいね。

事務職員の必須アイテム

結論、以下の物があれば基本的には問題ないです。

頻繁に使用しているアイテムのみをあげてみました。

見てみると、特別なものは何もないことがわかりますね。

ほとんど、家にあるようなもので足りてしまいます。

今手元にない場合でも、半日もあれば全て揃えることができるでしょう。

購入場所も、近所の雑貨屋さんやデパートで一通り揃います。

実際の現場では、他にも持っていた方が、仕事の効率が上がる持ち物は存在します。

しかし、職場の状況や仕事内容によって変わりますので、最初はこれだけあれば仕事で困ることはありません。

業務の中心はPCを扱うデスクワーク

必要なものが少ない理由としては、主な業務がPCで簡潔するという点です。

ただし、スケジュールの管理や、会議の調整、PCで打ち出した書類の確認など、PCを使わない業務も多く存在します。

例えば、一週間に複数の会議が入ったとして、通常業務もあるなかで、全ての会議の「日付」「時間」「場所」「内容」を忘れずに覚えておくのは、ちょっと大変です。

また、新しい職場では色々と覚えることもありますよね。

そんな時には、手帳や卓上カレンダーを活用して、すぐに記録、確認できるようにしておけます。

また、電子化が進んでいるとはいえ、事務職はまだまだ紙ベースでの業務が多いです。

大量の書類を整理、確認する際には、指サックやホチキスがあると便利ですよね。

指サックとは、紙をめくる際に、指にはめるゴム製のアイテムです。

このように、PCが主な仕事道具ではありますが、それだけでは完結できない業務があるため、今回ご紹介するアイテムを揃えておきましょう。

事務職員の7つ道具

ここからは、もうちょっとだけ深掘りして必要なアイテムを解説していきたいと思います。

それぞれ、色々なタイプのアイテムがありますが、どのようなものがおすすめなのか確認してみてください。

①手帳

事務職に限らず、社会人として必須なアイテムですよね。

今の時代、スマホでスケジュール管理する方も多いかもしれません。

しかし、実際の現場で働いていると、やはり手帳の方が便利だと感じます。

理由は、その場でパッと開くことができ、すぐに記録を行える点です。

スマホですと、画面ロック解除→アプリの起動という手順が必要になります。

対した差がないように思えますが、この一瞬の手間が、非常に大きな差になります。

また、新人の立場で先輩や、上司に仕事を教わる際にも少し気にする必要があります。

スマホは便利ですが、上の世代の方の中には、人の話を聞いている時に、携帯をポチポチいじられることに違和感を覚える方もいます。

ですので、やはり1冊は自分の手帳を用意しておきましょう。

手帳にも色々タイプはありますが、おすすめとしては、

私は、有名な『手帳の高橋』を愛用しています。

機能面でもデザイン面でも非常に優れています。

比較的、どこの書店でも取り扱っていますので入手しやすいのもポイントです。

迷っている方は、実際にお店で確認してみてくださいね。

②ペン類

手帳とセットで用意しておきましょう。

準備するペン類は以下のものがあれば、問題ありません。

ボールペン

黒、赤、青の3色ボールペンがおすすめです。

もう一色あってもいいかもしれませんが、あまり色が多くなると、ペン自体が太くなってしまいます。

個人差もあるかもしれませんが、ちょっとだけ書きづらくなってしまいますので注意です。

私の場合は、pilotの3色ボールペンを使っています。

耐久性もよく、安価なのが嬉しいところ。

複数の色を使い分けることで、視覚的に書いた内容が頭に入ってきます。

メモは黒、大切な会議は赤、補足事項は青などですね。

シャープペン

基本は、ボールペンで仕事を行います。

ただ、書いて消せるシャープペンもあったほうが良いでしょう。

確定していない予定だけど、記録しておかなくてはいけない件を書いておく時にとても便利です。

シャープペンにこだわりはないので、一般的な0.5mmのHBを使用することが多いです。

また、鉛筆を使用することもあります。

昔は、いちいち削って使わないといけないから面倒だと思っていました。

しかし、今では削っているときに、行き詰まっている仕事の内容を、頭の中で整理することができます。

学生時代の自分に教えてあげたいです。

話が逸れてしまいましたが、仮の予定やアイディア出しの時には、活用する機会があるので、1本準備しておきましょう。

蛍光ペン

大事なところをマークするために、2色ほど持っておくのがおすすめです。

文字が多く、わかりづらい会議資料をチェックしていく時にとても便利です。

また、他の方に見てほしい書類を準備するときも使えます。

あらかじめ、マーカーで重要な部分をピックアップすることで、効率的に伝えることができるのです。

その他、書類のチェック作業も多いので何かと入用になります。

最近見つけたのですが、pilot製の『フリクションライト』がすごく使いやすいです。

特徴は、一度引いた線を、綺麗に、力を入れず消せるという点。

昔から、一度線を引いた後に「消せる」蛍光ペンはありました。

ただ、一昔前はもっと消しづらく、跡が残るイメージでした。

しかし、今回の商品を使った感想は「とにかく簡単に、綺麗に消せる」です。

もちろん、普通の蛍光ペンでも問題ありません。

内容によって使い分けられるように、2色ほど準備おきましょう。

③ハンコ

配送物の受け取りや、書類の提出・確認、残業の申請など様々な場面で使用します。

私の職場でも、最近は電子決裁システムの導入が行われました。

ただ、決裁以外の多くの業務では、まだまだ紙ベースでの仕事がほとんどです。

通常の業務であれば、シャチハタでOKです。

ただし、初出勤から数日間は、印鑑（シャチハタではなく、朱肉を使うもの）も持ち歩きましょう。

各種手続のハンコは、原則シャチハタはNGです。

業務用にシャチハタを一本と、契約書などのために印鑑を一本準備しておきましょう。

④卓上カレンダー

意外に便利なのが、この卓上カレンダー。

特に電話を受けながら、チラッと確認するときに重宝します。

多くの事務職員は、頻繁に電話で連絡を行うことになります。

相手の話を聞きながら、メモを取り、内容を理解している最中にサッと確認できるのがとても便利です。

種類は本当に何でもOK。好きなものを購入しましょう。

職場によっては、年末年始のご挨拶として、やり取りをしている業者から貰えることもあります。

デスクに１つ置いておくだけで、仕事効率がグッとあがります。

⑤指サック

必ず、毎日使うアイテムの指サック。

私の中では、これが一番重要だと考えています。

指サックとは、紙が1枚1枚、滑らずにめくれるように、指にはめて使用するゴム製滑り止めです。

仕事の性質上、枚数の確認や、書類をめくりながら仕事を進めることが多々あります。

使用することで、大幅に作業効率が上がります。

いろいろなタイプやデザインがありますが、おすすめは『リング型』。

指先が出るものの方が、そのままPCのキーボードを操作することができるからです。

指が覆いかぶさる『キャップ型』もありますが、キーボードを扱う際には不便さを感じます。

５～１０個のセットで、数百円で購入できますので、必ず準備しておいてください。

⑥定規

可能であれば、１８㎝ほどの短いものと、３０㎝ほどの長いものの２種類準備しておくほう良いです。

どちらも、長さを測るために使うことは少ないです。

短い方は、長い文章や、複数行にわたって羅列されている内容を確認する際に、一行一行ずらしながら確認していく用途で使うことが多いです。

長い方は、カッターで紙をまっすぐ切る時や、カッターを使うまでもない場合に、定規でちぎるように紙を切る用途としても便利です。

個人的には、ある程度厚さが薄い定規の方がが使いやすく感じます。

このあたりは好みですので、自分が使いやすいと思うものを選んでみてください。

⑦ホチキス

定番の事務用品ですね。

使用用途は説明しなくても分かるかと思いますが、書類をまとめるために使います。

繰り返しになりますが、事務作業は多くの場合紙ベースでの業務が頻発します。

そのため、しっかりまとめておかないと、書類が乱雑になってしまいます。

まとめておくという観点でいえば、クリップもおすすめ。

書類の中には、穴をあけてしまってはいけない物もあります。

できれば準備してほしいですが、ほとんどの場合、職場に常備されていると思います。

わざわざ購入する必要はないと思いましたので、ホチキスを入れさせてもらいました。

今では、ホチキスも色々な種類が出ています。

扱う書類のタイプによっても、大きく異なります。

一番汎用性があるのは、針装填数（針の一束）が50～100本、20枚とじが可能な、高さ１㎝の針が入るタイプになります。

時々、数十ページ閉じるような書類も出てきます。

大きめのホチキスは職場で皆が使う用に常備されていると思います。

ですので、普段の作業では個人的に使う物を一本準備しておきましょう。

コレだけ揃えておけば、最初はOK！

いかがでしたでしょうか？

最初は、誰でも何が必要なのか分からないものです。

実際の現場に出たときに、慌てないように事前準備をしっかりしましょう。

決して、用意するのが大変なものがあるわけではありません。

今回ご紹介した持ち物以外にも、あると仕事の効率がアップするアイテムはたくさんあります。

少しでも、快適に仕事をこなせるように、また別の機会に解説できればと思っています。

事務職員に内定し、これから働く皆さんへ、今回の記事が少しでも参考になったのであれば大変嬉しく思います。

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！