オフィスのデスクを片付ける「５つ」方法！得られるメリットと実行するおすすめのタイミングについて解説します。

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

仕事に集中するあまり、気づくと机の上に書類が積みあがっている…なんて経験をお持ちの方も多いはず。

私自身も日々の業務に追われると、つい書類が溜まってしまうことがあります。

しかし、きちんと意識さえすれば誰でもデスクをキレイに整理することは可能です。

机の上がキレイに整理されていることで、業務の効率も上がり、頭もクリアな状態で仕事臨めます。

今回は、片付けが苦手な方へ向けて「デスクをきれいに片付ける５つの方法」と「得られる大きなメリット」を解説していきます。

また、整理するおすすめのタイミングも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

オフィスのデスクをきれいに片付ける「５つ」の方法

『使用する書類』と『使用しない書類』を分類する

最初にはじめるのは「書類の分類」です。

デスクの上に書類が積み重なっている状態であれば、必ず「使う書類」と「使わない書類」が混同しているはず。

ひとつずつ書類を確認して、

この3種類に分類しましょう。

きちんと分類することで、片付ける場所を決めることができます。

書類は溜めずに「データ化」して紙は処分する

分類が終了したら、次にやるのことは「いらない書類の処分」です。

物量が減ることで、収納する際に場所を圧迫させずに済みます。

今は使わないけれども、今後参考として見返すことがあるかもしれない資料であればPDF化がオススメです。

電子化して業務ごとにフォルダをまとめておくことで、いちいち机の中から探す手間がなくなります。

可能であれば、ファイル名に日付を入力しておくのもよいでしょう。

いつ実行した作業の資料なのかを瞬時に把握することができます。

不要になった書類は必要に応じてPDF化して紙面は処分するようにしてみてください。

直近で進めている作業の資料のみファイルボックスに「立てる」

続いて、今現在進めている業務の書類についてです。

こちらは使用頻度が高いのであれば、ファイルボックスに「立て」て収納しておくのがおすすめ。

多くの場合、複数の業務を同時に進行していると思います。

業務ごとにクリアファイルにまとめて、立てるようにして整理してきましょう。

必要になって取り出すときに、平積みになっているよりも格段に目的の資料が見つけやすくなります。

さらに、付箋などでインデックスしておくとより分かりやすくなります。

書類が積み上がってしまっている方は、ぜひ、この「立てて収納する」というテクニックを使ってみてください。

参考資料は見る頻度の高いものから順にして収納する

中長期スパンで進めている仕事や、PDFにしておくには量が多い参考資料については、デスクの中に収納しましょう。

デスクの中に入れる際にも、使用頻度に優先順位をつけるのが大切です。

比較的よく確認する書類を手前の方にしまうようにして片付けていきましょう。

フラットファイルに閉じている書類は、手書きでもテプラでも構いませんので、背表紙に「ファイルのタイトル」を明記してください。

参考資料は、机の上に出さずに使用頻度の高い順にデスクの中に収納するようにしてみてください。

文房具は必要最低限に抑える

筆記用具や事務用品などの文房具は使用するものだけ手元におくようにしてください。

使わないボールペンやホッチキスやハサミカッターが複数あることで、収納スペースが減へります。

ボールペンは1〜2本、その他の文具は1つあれば作業に問題はありません。

また、使用する文房具が少なくなれば、定位置を決められるため探す手間がなくなります。

使っていない文房具がある方は、この機会に一度整理してみましょう。

机の上が片付くことで得られる大きな「３つ」のメリット

目的の書類へのアクセスが早くなり仕事の効率化に繋がる

一番効果が実感できるのが、資料を探す時間が少なくなるという点です。

小さい時間かもしれませんが、各業務ごとに5分、10分と積み重なることで、1日の業務時間の中で意外にも多くの時間を使ってしまっている可能性があります。

書類を探す時間を作業時間に変換することで、効率よく仕事を進めることができます。

他の仕事に注力できる時間ができ、無駄な残業を減らすことが可能です。

使いたい資料にすぐ手を伸ばして取り出せるようにしておくことが、デスクを整理することで得られる一番大きなメリットです。

作業スペースが増える

デスクが片付くことで、作業ができる場所が確保できます。

紙面で行うチェック作業などは、狭いスペースに書類を展開して作業するよりも、広く机を使えた方が業務が捗ります。

また、PCを用いた業務でも、電話対応業務でもメモをすることは多いでしょう。

机の上が乱雑になっていると、メモ帳すらいちいち探してからメモを取り始めるなんてこともあるかもしれません。

きちんと定位置に設置してすぐに記入できるような体制を作れれば、重要な点の聞き逃しを防ぐことができるため、ミスの防止にも効果的です。

作業スペースを意識して確保しておくことにより、業務の効率化とミスの防止2つの面でメリットを得ることができるでしょう。

周囲の人の印象・評価が良くなる

デスクが綺麗な人ほど仕事ができる印象を与えることができます。

皆さんの周りにもデスクが綺麗な人がいるはずです。

多くの場合、仕事の効率が良い傾向にあるのではないでしょうか。

業務の締切よりも早くこなしたり、常に冷静な判断がおこなえるような人は共通してデスクが整理されています。

オフィスのデスクが綺麗なことで、清潔感や仕事に対する誠実さなど良い印象を周囲の人に持ってもらえるものメリットの1つと言えます。

片づけをするおすすめのタイミング

繁忙期を避けて半日～１日かけてまとめて整理する

繁忙期でない場合、一気に片付けてしまうのがおすすめです。

特に多くの書類が乱雑になってしまっている方は細かく片付けるよりも、まとまった時間を取って整理してしまった方が効率が良いでしょう。

「今日はデスクを整理する日！」と決めてしまい半日から一日かけて片付けてみてください。

乱雑だったデスクが一気に綺麗になることで、こんなにも仕事の効率が変わるのか！と実感することができるでしょう。

終業後に翌日の仕事を確認しながら片付ける

1日の業務が終わった後に整理整頓するのもオススメです。

仕事にやり残しがないかのチェックや翌日にやる業務の内容を確認できます。

あらかじめ、次の日の業務を把握しておけば、一番頭の働く午前中の業務を効率よく進めることができます。

就業時間前後になったら、軽く頭を整理するためにもデスクを片付ける癖をつけてみてください。

仕事がひと段落したら書類は溜めずに整理する

特定の仕事が終わったら不要な書類は処分するように意識するのもオススメです。

確認のために打ち出した書類などは、ついつい「あとででシュレッターにかければいいや」と考えがちです。

しかし、多くの場合処分を後回しにしてしまった結果デスクに書類が山積みになっていくという現象になってしまいます。

積み重なっていくと、必要な書類なのか、不要な書類なのかを考えなくてはいけない時間を要します。

業務が終了し、不要だと理解している時点で処分しましょう。

分別する判断に使う時間を別の業務に回すことができるため効率良く仕事を進められます。

【まとめ】デスクがきれいになると精神的に落ち着いて仕事ができます

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると、以下の通りになります。

日々の業務に追われていると、つい疎かになりがちなデスクの整理整頓。

そのままでも仕事自体はできるため放置してしまっている方も多いのではないでしょうか。

しかし、気づかないだけで業務の効率が低下している可能性があります。

一度、客観的に自分のデスクを確認してみましょう。

綺麗にデスクが片付くことで今回ご紹介したメリットの恩恵を受けることができます。

私の経験上、業務の効率が上がるだけではなく、精神的に楽になると感じることもあります。

視覚的にすっきりすることで、仕事を溜めずに順調に終わらせているという感覚が得られるでしょう。

安心して今の仕事に集中することができ、モチベーションの維持やパフォーマンスの向上にも繋がります。

ぜひ、今回ご紹介した内容で取り入れられるものがあれば実践して、働きやすい環境を作ってみましょう。

以上、今回の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。