仕事の優先順位ってどうやってつけるの？『５つの基準』と『円滑に業務を進める3Step』

上記のような質問に対し、本記事では以下の内容を解説します。

多忙でも、余裕があるように見える人には、仕事の優先順位の付け方が上手いという共通の特徴があります。

次にやる仕事が明確になっていることで、やるべき業務に対して悩む時間が少なく、円滑に業務を進めることができます。

基本がわかっていれば、誰でも実践することができますので、今回の記事を参考に効率の良い仕事の進め方を身につけましょう。

まずは、気持ちを落ち着かせる

仕事が終わっていないのに、次から次へと仕事が舞い込んできてしまう経験をお持ちの方も少なくないでしょう。

仕事の優先順位をつける前に、まずは、テンパった気持ちを落ち着けることに集中してください。

焦って、無理やり優先順位をつけ始めてしまうと、本来やるべき仕事が抜けてしまう危険性があります。

コツとしては、完全に一度手を止めてしまうこと。

5〜10分ほど、頭の中を整理するようにしてみてください。

精神的に落ち着いてきてから、しっかりと今後の予定を立てていきましょう。

優先順位をつける『５つの基準』

締切日を基準にする

明確な締切日が決まっているのであれば、終了予定日が近い順番に優先順位をつけてみましょう。

○月○日までに書類を提出する、または、会議が○曜日にあるから、前日までには資料を準備しなければならない、などです。

仕事を終わらせるべき日付が決まっているので、比較的、優先順位はつけやすいはずです。

ただ、焦ってしまっていると、実は時間に余裕がある業務をやってしまっているパターンがあります。

改めて締切日を正確に把握することを意識してみてください。

すぐ終わる作業を先にこなす

細かいタスクが溜まっているのであれば、短時間で終わらすことができるものを先にやってしまうのもオススメです。

優先順位は高くないかもしれませんが、1つの業務を終わらせることで、精神的に気持ちを落ち着かせる効果があります。

私自身、頭が混乱した際は、単純ですぐ終わる仕事をやってしまうことで、次に控えている仕事に集中して取り組めるようになりました。

慣れてくると、簡単な作業であれば、手を動かしながら、大きな仕事の構想を頭で練れるようになります。

逆に、大きい仕事から取り掛かってしまうと、頭の片隅に別の業務がチラついてしまい、集中力に欠けてしまう場合があります。

パッと終わる仕事があるのであれば、気持ちを楽にする面においても、先にやってしまうのがオススメです。

後に待っている人がいる仕事を優先する

自分の業務が、他の業務へ影響する場合も優先順位を高くしておくほうが良いでしょう。

レスポンスの遅さは、仕事の評価に直結しますので注意が必要です。

優先してやることのメリットもあります。

例えば、会議で使用する書類を作成する場合、出来上がった書類を上司へ報告する必要があるはずです。

完璧なものを仕上げたと思っていても、大抵の場合はチェックや修正が入るものですから、一度作成したものを提出しておきましょう。

上司も確認の時間が必要になりますので、その間別の業務に取り組む時間が確保できます。

同時に2つの作業が進められますので、非常に効率の良い時間の使い方となるのです。

後回しにできる業務をピックアップする

逆に今やらなくても良い業務を選定するのも1つの手です。

締切日がまだ先の業務や、緊急性が低い仕事について改めて検討してみてください。

一見、急ぎに見えたとしても、意外と後に回してもなんとかなる場合があります。

後回しにできる業務を把握することで、重要度の高い仕事を優先して進めることが可能です。

緊急性の高い業務は最優先にする

中には、今すぐ取り掛からなくてはいけない業務があるはずです。

その場合は、すべて一度リセットして迷わず優先するようにしてしまいます。

コツは別の業務のことは一切考えないこと。

私の場合、大学の事務で職員をしているのですが、どれだけ忙しくても学生が倒れた、怪我をしたなど今すぐ駆けつけなければならない業務が発生することが多々あります。

いくら、仕事が多忙であっても、緊急性が高い事案が発生した場合は、今取り組んでいることや悩んでいる仕事のことは一切考えずに行動します。

意外と、リセットして別の業務をやることで頭の中がクリアになり、次の業務もスムーズに行うことができた印象が強いです。

万が一、そのような仕事が舞い込んできた時は、他のことは考えず真っ先に取り掛かってみてください。

スムーズに仕事を進める「3つのSTEP」

Step1．やることを書き出して可視化する

最初は、今抱えているタスクをひたすら箇条書きで書き出してみてください。

書き出す際のコツとして、PCではなく手帳やメモ帳などの紙ベースのものを使うようにすること。

PCで入力するより、手を動かした方が頭の中も整理できますし、思考も回りやすいと感じるはずです。

実行する順番は、まだ決めなくてもOK。

最低限、

この2点のみをひたすら書いていきます。

一通り書き出すと、頭の中に溜まっていた思考が外に出ますので、メンタル的にも余裕ができるというメリットもあります。

まずは、今抱えている仕事を箇条書きでまとめることに集中しましょう。

Step2．優先順位でナンバリングする

次に、実際に優先順位をつけていきましょう。

方法としては簡単で、先ほど書き出した箇条書きに、ナンバーを振っていきます。

先述の「5つの基準」

こちらを参考にして、ナンバリングしてみましょう。

仕事内容によって、順番の決め方は様々かと思います。

一概に、この順番に振るのが良いというは正直難しいです。

しかし、100％完璧な優先順位をつける必要はなく、本来の目的は「何から手をつければいいのか分からない」を解消するということ。

ですので、優先順位が多少間違っていたとしても気にせず番号を振っていきましょう。

どんな形であれ、業務に優先順位の番号を振ることで「1番から順に進めよう」と手を動かし始める事ができます。

Step3．経過を補足事項として書き足しておく

実際に、優先順位順に仕事を進めていくと、誰かに確認してもらわなければいけない、上席の決裁が必要など、完全に終了することができない業務もあるはずです。

途中で止まってしまう仕事の場合は、箇条書きで書き出した項目の横に経過や補足事項を記入しておきましょう。

例えば、資料が完成はしたものの、データ量が多いためダブルチェックの必要がある場合は、「○○さんに△月△日までに確認をお願い中」と経過を記載しておきます。

いくつも業務を抱えていると、途中でとまってしまわざるをえない仕事が増えてくるはずです。

全ての経過を頭の中に入れながら、次の業務に集中して取り掛かるのはほとんどの人が難しいでしょう。

なので、止まってしまう業務に関しては、経過を書き出してしまい、業務を一度区切ることが大切です。

前の業務の事が気にならなくなり、目の前の業務に集中できるメリットがあります。

また、適宜、書き出した優先順位を見返す癖をつければ、問題なく中断した仕事を再開できるので、スムーズに仕事を進めることが可能です。

【まとめ】上手に優先順位をつけて、効率よく仕事を進めてみましょう

いかがでしたでしょうか？

今回の記事の内容をまとめると以下の通りになります。

何から手をつけていいのか分からなくなってしまう一番の要因は『焦ってしまう』ということだと私は思います。

やるべきことを書き出すことで、意外と大丈夫じゃん！と思えることが多く、気持ちが軽くなります。

優先順位は意識していれば、自然と上手につけることが出来るようになってきます。

今回の記事を参考に、円滑に業務が進められるよう実践してみてくださいね。

この記事が少しでも皆さんの力になれたら嬉しく思います。

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！