報連相が苦手と感じる人へ
今回は、仕事の基本となる「報連相」についてのお話です。
「報連相」（ホウレンソウ）とは、皆さんご存知の通り「報告」「連絡」「相談」の略称です。
仕事の基本中の基本として、耳にタコができるほど聞いたことがありますよね。
最初は、基本＝簡単だと考えていたこの報連相ですが、
仕事を進めていくにつれて、非常につまづくポイントだと実感する人も多いのではないでしょうか。
私自身、10年以上人間関係が重要な職場に勤めており、何度もトライアンドエラーを繰り返してきました。
結果、今ではそつなくこなせるようになりましたので、
今回は、報連相で悩んでいる皆さんへ向けてコツや上手なやり方を共有できればと思いました。
その中でも、今回は「報告」についてお伝えしたいと思います。
是非、対策をして少しでも皆さんの苦手意識を解消できれば大変嬉しく思います。
報告の仕方・コツについて
まずは、難しく考えず以下のフローを自分なりに整理してみましょう。
- あらかじめ何を伝えるのか書き出して整理する
- 報告する際の第一声
- 用件を簡潔に伝え、結論を述べる
実は、たったこれだけです。
テンプレート化してしまえば、何も難しいことはありません。
さらに、わかりやすいように一つずつ深掘りしてみましょう。
あらかじめ何を伝えるのか、書き出して整理する
報告に失敗するよくある例として、
話している最中に、内容がまとまらず上手に伝わらない、
または、途中で頭が真っ白になってしまう、という現象を経験した方も多いのではないでしょうか。
そんな時は、これから報告することに対して、
- 用件（何について報告するのか）
- 結論（結果どうなったのか）
- 補足（そのような結果になるまでにどのような過程を辿ったのか）
以上の内容を、「紙に」書き出してください。
大切なのは頭の中で整理するのではなく、メモを準備しておくというところです。
これなら、報告中に頭が真っ白になっても着地するべき結論を手元のメモで再確認できます。
この方法が実体験の中でも絶大な効果を感じており、
私自身今だに使っている対策になります。
部下も持つようになりましたが、メモを準備して報告をしてくれると、
報告を受ける側も「ちゃんと準備してきてくれたんだ。」とプラスに捉えてもらえるということが見えてきました。
報告する際の第一声
皆さんは、報告する際の第一声に意識したことはありますか？
報告しなきゃ！という使命感にかられ、声の掛け方を疎かにしてしまっていませんか？
報告も大切なコミュニケーションです。
相手の立場に立って声をかけてみましょう。
先輩や上司が忙しいそうにしているのであれば、タイミングをずらすのもいいでしょう。
ただ、忙しそうなんだけど至急報告した方がよい案件であれば、迷わず相談するべきです。
その際は、
「お忙しいところ、お時間よろしいでしょうか？」
と声をかけてみてください。
別に忙しそうでなくとも、この文言は使って問題ありません。
本当に忙しければ、少し待っててねと言ってくれるでしょうし、
忙しくなければ作業している手を止めてくれるはずです。
大切なのは、自分本位で話すのではなく、相手を気遣っているよという姿勢を見せることです。
報告を受ける側も暇ではありません。少なからず、今やっている仕事を一旦止めなければならない状況にしているのです。
ただ、きちんと気遣ってくれているという意思が見えれば、たとえ多忙であっても寄り添おうという気持ちになるものです。
用件を簡潔に伝え、結論を述べる
さて、準備は万端。
声の掛け方も把握しました。
最後は、実際に報告に移ってみましょう。
まず、報告が始まったら意識することは焦らないこと。
用件と結論は既に準備済みですから、まずはそのままその点だけを伝えましょう。
あなた自身、悩んだ結果結論にたどり着いたことでしょう。
ですので、本来はその道筋を説明したい気持ちは痛いほどわかります。
ただ、受け取る側としては結果が出ない内容をつらつらと喋られても、
「それでどうなったの？」という気持ちが常に現れてしまい、
最悪の場合、全く関係のない方向に話が行ってしまう場合があります。
結果から教えてくれれば自然と「どうしてそうなったのか」という流れになりますので、そのタイミングで補足を入れていってください。
また、ちょっとしたコツとして早口にならないように意識をしてみてください。
相手がちゃんと話の内容を咀嚼している反応を伺いながら報告できれば、
スムーズにより正確に報告することができます。
時々、自分が想定していなかった質問が飛んでくる場合があります。
「わかりません。知りません。」と思っていても言葉には出さないよう注意しましょう。
汎用性の高い文言は「確認します。」です。
問題解決するための時間も取れますし、報告を受けた側には「この子は責任をもって問題解決に向けて考えようとしてくれてる」と評価してくれます。
さらに、「こうするといいんじゃないかなぁ」とヒントをくれる場合もありますので、是非試してみてください。
【まとめ】上達するために必要なこと
こういっては元も子もないかもしれませんが、上手に報告をするための近道は、繰り返し挑戦して経験値を稼ぐことです。
緊張したり、怖かったり、めんどくさいと思ったり。
でも、勇気を出して何度も挑戦してみてください。
もちろん、漠然と繰り返すのではなく、今回お伝えしたような内容を踏まえて自分なりに試行錯誤しながらです。
慣れてくれば、自然と恐怖心や不安は不思議と薄れていきます。
実体験になりますが、恥ずかしながら私も最初は非常に憶病で毎回しなければならない状況にオドオドしていました。
そんな中でも、何度も失敗してどう伝えるべきだったのかを考え、試していく中で今回お伝えした３点を意識することで少しずつ上達していきました。
今では、報告するついでに雑談を振ってもらえたりして、楽しく仕事をすることができています。
もちろん、報告したくない嫌な案件もありますが、意外にも気づかなかった視点を指摘してもらえて、あっさりと問題解決につながることもありました。
さらに、経験を積み重ねることにより、どの程度まで報告の必要があるのかという判断能力の向上にも繋がりますし、自身の成長を実感することができます。
仕事の基本となる「報連相」の一つ「報告」
組織で仕事をしていく中で避けては通れないポイントですので、早い段階で克服してしまいましょう！
この記事が少しでも皆さんの力になることを祈っています。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
