上手に仕事を頼めない原因とは。依頼下手を改善するための『５Step』！お願いするときに注意するべきことを解説します。

本記事では、上記のような悩みに対して以下の内容を解説していきます。

職場で働いていると、仕事を依頼されたことがある経験があるかと思います。

ただ、『〇〇さんからのお願いは気持ちよく受けられるけど、××さんの依頼はなぜか面倒だな』と感じたことがある方も少なくないのではないでしょうか。

私の経験上、上手に業務を依頼する人こそ、事前の準備と普段からのコミュニケーションや、相手に対しての敬意を示している人が多い印象です。

もし、上手に依頼できない、お願いすることに躊躇ってしまうと感じるのでば、上記の３点が不足している可能性があります。

今回は、仕事を頼むときに遠慮してしまう原因と、具体的な方法、注意すべき点をまとめて解説していきます。

自分の業務をスムーズに進め、同僚や先輩、後輩とも良い関係性を作っていきましょう！

仕事を依頼することに対して遠慮してしまう原因とは

お願いすることに罪悪感を感じる

明確な原因があるわけではないのに「なんとなく面倒な仕事をお願いするのが悪い」と感じてしまうことがあるかもしれません。

または、「いつも忙しそうでなんだか声をかけづらい」と先入観を持ってしまう場合もあるでしょう。

相手のことを気遣うことはとても大切ですが、行き過ぎてしまうと、仕事は溜まる一方になってしまいます。

最終的には、全ての仕事を抱え込んでしまい自分のキャパシティをオーバーすることに繋がります。

結果的に自分自身、手が回らない状況に陥る危険性があります。

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断られたらどうしようと不安になる

お願いをした際に、断られることに不安を感じる方もいるでしょう。

断られる＝悪い印象と考えてしまうことが原因です。

実際は、別に悪印象を与えている訳ではありませんが、漠然とマイナスなイメージとして捉えてしまう事があります。

また、断られなかったとしても快く仕事を受けてもらえないのではないかと心配になることもあるかもしれません。

お願いをする前から、自分で壁を作ってしまい仕事をお願いできないパターンの1つです。

自分でやってしまった方が早いと考えてしまう

手伝ってもらうことで楽になるのはわかっているけど、教える時間があるなら自分でやったほうが早いと思ってしまうのも、人に頼めなくなっている原因の1つです。

特に、長い間担当している仕事がある方に多くみられる傾向だと感じます。

今まで培った経験が豊富であるほど、業務中に気をつけるべき点がたくさん見えているので、一つ一つを教え込む時間があれば、自分が動いてしまった方が早く進むかもしれません。

ただ、いざ新しい業務や、大きなプロジェクトが舞い込んできた時に、今の仕事をお願いしようにも教える時間が取れない、という事態に陥ってしまう可能性があります。

職場での仕事は個人プレイではなく、チームで進めているという感覚が薄れ、なんでも自分1人で解決しようとしてしまうパターンです。

上手に仕事を依頼するための『５Step』

Step1.お願いをする人の状況に配慮する

まずは、頼ろうと思っている人の現在の状況を観察してみましょう。

普段の様子を伺うのもいいですし、グループウェアやスケジュールを確認できるシステムがあるのであれば活用するのもオススメです。

直近に、大きな仕事が控えていないか、時期的に無理をさせてしまわないかを依頼する前に確認しておいてください。

確認をいておくことで、実際に依頼しに行った際に、「今○○を対応している中、悪いのですが」と付け加えることができるとベストです。

頼まれた側は「自分のことを考えたうえでお願いにきたんだ」と認識してくれます。

お仕事をお願いする場合は、相手の立場になって依頼することが大切です。

Step2.依頼する前には、しっかり事前準備を

お願いをする仕事の内容をまとめてから依頼をするようにしましょう。

まとめておく内容としては、

最低限、上記3点を事前に準備してください。

教わる側も今後の進め方が理解しやすくなりますし、お願いする側も適切な引き継ぎが行えます。

業務効率が上がり、正確性も向上する効果を得ることができるはずです。

Step3.お願いする前に一言添える

実際に声をかけるときも、謙虚さを忘れないようにしましょう。

例え相手が忙しい状況でなくても、お願いをする場合は『忙しいところ申し訳ないんだけど』と添えることがポイントです。

Step1でもお伝えしましたが、業務を依頼する上で一番大切なのは、相手に対しての配慮です。

お願いする立場なのですから、先輩、後輩、同僚関係なく謙虚な姿勢で依頼するようにしましょう。

Step4.適宜コミュニケーションを図る

一度業務をお願いした後は、進捗確認のために適宜コミュニケーションを取るようにしょう。

コミュニケーションを取ることには、2つのメリットがあります。

1つ目は、お願いされた側のモチベーション維持です。

最初はやる気があったはずが、いつの間にか自分がやるのが当然みたいな空気になっている場合があります。

本来やらなくていい業務を代わりにやっている状況に、なんだか腑に落ちないと感じてしまう危険性があります。

投げっぱなしにしている訳ではないよ！という意思表示のためにも声を書けるようにしましょう。

2つ目のメリットとしては、仕事が間違った方向に進んでしまっていないか確認を行うため。

完成した後に報告を受けて、自分がお願いしていたイメージと異なる成果物が出来上がってしまいことを未然に防ぐことができます。

修正をする側も、される側も2度手前がかかってしまうので、できるだけこまめに状況を確認して業務内容に齟齬がないようにしましょう。

Step5.しっかりと感謝を述べ、逆にお手伝いを申し出る

お願いしていた仕事が終わった後は、必ず感謝を伝えましょう。

上手に依頼する方法というよりは、当然のことだと思います。

ただ、ポイントとしては感謝を述べるだけではなく、今度はあなたの力にもなりますよ、と意志を伝えてあげてください。

お互いが助け合うことで、業務の循環が良くなります。

しっかりと感謝を伝えることで、仕事をこなした側も充実感や達成感を感じることができ、次回以降もお願いしやすい環境を作ることができます。

業務を依頼する時に注意したい３つのこと

相手の状況を配慮する

仕事の依頼をする時に、相手の状況を鑑みないでお願いするのはNGです。

仕事をしている以上、お願いする相手も何かしらの仕事を抱えているはずです。

いくら自分が忙しく、焦っている状況だったとしても相手のスケジュールも確認せず、仕事を頼むのは配慮が足りません。

特に避けた方が良いのは、残業時間を過ぎてからのお願いです。

急遽どうしても終わらせなければならない業務以外は、可能な限り朝一、もしくはお昼過ぎ頃にお手伝いをお願いするようにしましょう。

普段からの良い関係性を作っておく

普段からコミュニケーションを欠かさず取っておくことも大切です。

必要な時にだけ依頼されると、いいように使われていると感じてしまいます。

頼られている感が薄れてしまい、誰でもいいのでは？と思われてしまうからです。

無理に仲良くなろうとする必要はなく、基本的な挨拶や気遣いを日頃から忘れないように心がけましょう

良い関係性を作っておくことで、頼み事もしやすい関係性になりますし、自分のことを気遣ってくれるようであれば、こちらから依頼する前に声をかけてくれるようになります。

理由もなく仕事をお願いしない

ただ、漠然と面倒な仕事を押し付けるようなお願いの仕方も好ましくありません。

お願いをするときには必ず理由を述べるようにしましょう。

例えば、データの集計・分析をお願いしたいとします。

日常の業務を振り返り、パソコン作業が得意な人に対して依頼することになるでしょう。

業務をお願いする時には、

と具体的に理由を伝えてあげてください。

自分の良い点を認められたからお願いされた、と認識することで依頼された業務に対しても積極的に取り組んでくれるはずです。

ですので、頼みごとをする際には必ず、なぜあなただからお願いしたいのか、という点を明確に説明することが重要です。

『依頼上手』になるには、敬意と感謝を忘れないこと

いかがでしたでしょうか？

今回の記事をまとめると、以下の通りとなります。

会社はチームで仕事を進めるために存在しています。

なので、他人を頼るのは決して悪い事ではありません。

なんとなく悪い気がしてしまう先入観を払しょくして、効率よく業務を進めましょう。

助けてもらった際には、感謝と、今度は自分が相手のためになれることはないかと思いやる気持ちが一番大切だと感じます。

お願いすることに対して、苦手意識をお持ちの方は、ぜひ今回の内容を参考にして取り入れてみてくださいね。

この記事が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば、大変嬉しく思います。

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！