- 仕事をルーティン化して効率的に終わらせたい
- ルーティン化するメリットって何なんだろう
- ルーティン化できる業務ってどんなものがあるの？
上記のような悩みに対して、本記事では以下の内容を解説していきます。
- 仕事における『ルーティン化』とは
- 業務を『ルーティン化』することで得られるメリット
- 業務をルーティン化するための「３つのポイント」
似たような業務を行う際、毎回頭を使って作業をしてしまっていませんか？
簡単な業務であっても、積み重なることでそれなりの時間がかかってしまいます。
効率よく仕事を進めるためには、「頭を使って時間をかける箇所」と「頭を使わず時間をかけない箇所」を切り分けることが重要です。
今回は、仕事をルーティン化することで得られるメリットと、定型化しやすい業務のポイントを併せてお伝えします。
日頃から、仕事に追われ時間がない方は、ぜひ、今回の内容を１つでもよいので取り入れてみてくださいね。
仕事における『ルーティン化』とは
そもそも、『ルーティン（ルーチン）』とは、「決まった手順」や「日課」などの決まった所作を意味しています。
ビジネスシーンにおいては、「ルーティンワーク」と使われることが多いでしょう。
たとえば、日々の日報作成や、メールの確認、PCでの伝票入力などが当てはまります。
日常的に繰り返す同じ作業や、一定期間ごとに発生するパターン化されてたお仕事に対して、現場では「ルーティン業務」や「ルーティンワーク」と呼称されます。
業務を『ルーティン化』することで得られるメリット
仕事の内容や段取りが決まっていれば、その都度頭を使って考える必要を無くせることが一番のメリットです。
パターン化してしまうことによって、無駄な時間を最低限に抑えることができます。
その分、本当に集中力を要する仕事や時間をかけて考えなくてはならない業務に注力することができます。
結果的に、効率よく、さらに質の良い仕事を完成させることができるのです。
また、業務が多忙になってくると、どうしても一人では手が回らない状況が発生するでしょう。
業務をルーティン化した後、マニュアル化してしまえば、自分ではなく他の人に業務をお願いした場合でも、仕事のクオリティーを確保できる側面もあります。
ルーティン業務を予め洗い出しておくことで同時に２つの仕事を進めることが可能ですので時間効率が飛躍的に上がります。
毎日のように繰り返す作業があり、都度頭を回している業務があるのであれば、一定の『型』を作ってしまうことで、時間の有効活用、処理の効率化を図ることができます。
業務をルーティン化するための「３つのポイント」
頻繁に発生する業務をピックアップする
毎日、毎週、毎月、半年に１回など、決まった時期、タイミングで発生する業務を洗い出してみましょう。
たとえば、日報の作成、交通費の申請、データ入力などが挙げられます。
一度、自分の仕事を客観的に見てみることで意外と多くの単純作業が発見できます。
このような仕事が発見出来たら、テンプレートを作ることをオススメします。
既にテンプレートがあるのであれば、文章の構成を定型化していきましょう。
『型』に当てはめるだけで業務が完結できるようになれば、考える時間を短縮することができます。
日々の業務を改めて見つめなおして、頻発する業務があれば洗い出して、ルーティン化を実践してみてくださいね。
マニュアル化することを意識する
業務のフローが決まっている作業であれば、マニュアル化してしまいましょう。
マニュアル化することで、その都度頭を使って考えずに、作業方法を確認することができます。
また、自分が対応できない場合は、マニュアルを共有することで同僚に分かりやすく伝えることができるためとても便利です。
月に１回、半年に１回、年に１回など、少し時期が空いて発生する業務に対して非常に有効な方法です。
常に、「この業務はマニュアル化できなか？」と考えて業務にあたることが重要になってきます。
手順の簡略化・改善できないか？という視点を持つ
いくら作業が単純でルーティン化ができる業務であっても、時間がかかる方法のままでは仕事の効率化には繋がりません。
今ルーティン化できている業務に対して「必要のない作業が含まれていないか？」「別の方法で自動化できないか？」と考えることが必要です。
何度かその業務を処理していく中で得た経験を基に、スキップしてもトラブルにならない工程を探してみるのが手軽でオススメです。
また、Excelのマクロ機能を勉強することで、自動化を図ることもできます。
「マクロ機能」と聞くと、一見難しそうで自分には無理と苦手意識をもってしまうかもしれません。
しかし、意外にも「記録ボタン」を押してから、いつもの作業を行い「終了ボタン」を押すだけで、今後は、今記録した作業がボタン一つで行うことができる場合もあります。
例えば、毎月印刷する必要のある台帳の作成で、ほぼ内容は同じだけれども数か所だけ変更して印刷をかける必要がある、程度のものであれば簡単に自動化することができます。
自分自身のスキルアップにも繋がりますので簡単なところから始めても良い経験になると思います。
大切なのは、いかに無駄な業務をそぎ落とすかという視点を持って仕事に臨むことです。
業務をルーティン化することで、他の作業に割ける時間が増えます
いかがでしたでしょうか？
今回の内容をまとめると以下の通りとなります。
- 『ルーティン』＝「決まった手順」や「日課」などの決まった所作を意味する。
- ビジネスシーンにおいては『ルーティンワーク』と用いられることが多い。
- 日常的に繰り返す作業や、パターン化された業務のことを言う。
- 考える時間を減らすことで処理時間を短縮でき、他の作業に時間を回せる。
- パターン化してしまうことによって、無駄な時間を最低限に抑えられる。
- 集中力を要する仕事や、時間をかけて考えなくてはならない業務に注力できる。
- 頻繁に発生する業務をピックアップする
- マニュアル化することを意識する
- 手順の簡略化・改善できないか？という視点を持つ
職場で、よく耳にする『ルーティンワーク』。
新人の方の中には、ピンとこない方もいらっしゃるかもしれません。
仕事が出来る人ほど、「頭を使う時間」と「頭を使わない時間」の切り分けが上手な印象があります。
本当に大切な仕事が入ってきたときに、集中して仕事に取り組める環境づくりが大切なのです。
そのためには、ルーティン化できるものは、積極的に改善していき時間の確保できるように努めてみるのも良いかと思います。
ぜひ、今回の記事を参考に無駄な作業を省き、質の良い仕事を行えるようにしていきましょう！
本記事の内容が、少しでも皆さんの力になれたら嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
