【仕事が終わらない】時間管理をマスターして効率よく業務を進める「３つ」のポイント

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

「仕事が終わらない…。」、「いつまで経っても忙しい状況から抜け出せない…。」と感じていませんか？

余裕をもって仕事を終わらせるためには、業務時間を計画して管理していく必要があります。

今回は、円滑に業務を進めるためのポイントをお伝えいたします。

注意すべき点や、効率的に仕事を終わらせるためのスケジューリング術をご紹介しますので、お悩みの方はぜひ実務に取り入れてみてくださいね。

上手にタイムマネジメントする「３つ」のポイント

タイムマネジメントの基本は、以下の３点になります。

ひとつずつ具体的な内容を確認していきましょう。

正規の締切日より早めの『自分の締切日』を設定する

締切日が決まっている業務に対して、その数日前に「自分なりの締切日」を設定しておくとよいでしょう。

正規の締切日を目標にしてしまうと、急な変更や修正が発生した場合に対応が困難になります。

結果、時間が足りない事態に陥り、時間的、精神的に余裕がなくなります。

目安としては、「正規の締切日、2日前に終了させる」と計画しましょう。

自分の中で早めの締切日を作っておけば、仕事が遅れることもなく、急な見直しにも対応する時間が確保できます。

あまり細かいタイムテーブルを作らない

細かすぎる計画を立てるのはあまりオススメしません。

「○○時〜○○時にはこの業務、××時〜××時にはこの業務」とびっしり仕事を詰め込まないようにしましょう。

トラブルや突発業務が発生した際に、融通が効かなくなってしまいます。

１日のスケジュールを組むときは、午前中にはこのタスク、午後にはこのタスクといった形で時間ではなく午前と午後にやる業務を計画するようにしてみてください。

もしくは、「ちょっと多すぎるかな？」と感じるくらいの作業時間を見込んでおくのも良いでしょう。

スケジュールを立てるのは良いことですが、あまり仕事を詰め込みすぎないよう注意してください。

スケジュールは『可視化する』

仕事の予定は頭の中で整理するのではなく、必ず可視化しておきましょう。

手帳やスケジュールを入力できるアプリやなどを活用するのがオススメです。

スケジュールを可視化すると業務のやり忘れを防げます。

「この作業が終わっていなかった！」という状況に陥る心配がなくなります。

個人的には、紙ベースの手帳がオススメです。

ペンさえあれば、パッと書き込めるため難しいことは無く誰でも可視化できます。

スマホで管理したいのであれば、Googleカレンダーや無料スケジュールアプリを活用するのも良いでしょう。

タイムマネジメントにスケジュールの可視化は必須です。

基本的な点ですが、必ず実行するようにしてください。

効率よく業務を終わらせるスケジューリング術

業務量を分散させる

スケジュールを可視化して、一か所に業務が集中していないか確認しましょう。

業務量を均等にしておけば、極端に忙しい状況を未然に防げます。

焦らず仕事に取り組めるので、落ち着いて仕事を行えます。

業務をお願いされたら、手帳やスケジュールアプリを確認して仕事が過密になっていないかを確認してください。

確認した後、極端に忙しい状況になりそうだと感じたら、事情を説明して締切日や実施日をずらしてもらえるよう調整しましょう。

適切な業務量に調整できれば、作業ミスが減り、仕事の質も向上します。

週の中盤～後半の業務ウェイトを軽くしておく

水曜日～金曜日は軽めの業務を予定しておく方が良いでしょう。

週の初めに終わらなかった業務の処理や、突発対応が発生した場合に時間を確保できます。

例えば、会議などは週初めに実施するのが好ましいでしょう。

会議を実施すると、様々な意見や提案が出ててくるはずです。

その意見や提案をもとに、作業が発生したとしても週の中盤～後半で対応できます。

時間のかかりそうな業務や突発対応が求められる可能性がある仕事は、週の初めにもってくるようにスケジューリングしてみましょう。

午前中はアウトプット作業、午後は単純な作業

時間帯によって作業の種類を分けると仕事が捗る場合があります。

午前中は交感神経が一番活発に働いている時間帯なので『物事を考える作業』に適した時間帯です。

逆に、午後は副交感神経が優位に働くタイミングなので、『落ち着いて行う作業』を組み込むとよいでしょう。

例えば、発想力が求められる業務やクリエイティブな作業は午前中に、チェック作業や資料作成など単純な業務は午後に予定しておきます。

頭が冴えている午前中であれば、新しいアイディアが思いつきやすくなりますし、午後は落ち着いてチェックできるため、見落としが少なくなるでしょう。

時間帯ごとに適した作業を計画して業務効率の向上を目指してください。

時間管理ができない人が見直しがちなところ

仕事の時間管理がどうしても上手くできない人には何かしらの原因が考えられます。

以下の点に該当していないか確認してみてください。

仕事に優先順位をつけているか

仕事の時間を管理するには、優先順位を明確にする必要があります。

取り掛かる業務の順番が決まっていないと、その場その場で対応する羽目になってしまいます。

結果的に作業効率の悪くなります。

例えば、

上手にタイムマネジメントを行うには、『時間を作る』と意識しなければいけません。

以下の記事で、具体的な優先順位の付け方について解説していますので、ぜひ一度目を通してみてください。

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嫌な仕事を後回しにしていないか

嫌な仕事、苦手な作業だからこそ早めに実行に移しましょう。

早めに取り掛かれば、行き詰まっても時間に余裕がある状況を作り出せるので、焦らず対応できます。

例えば、偉い人にトラブルの報告するのはとても気が重いですよね。

しかし、後回しにしてしまうとトラブルの対応がさらに遅くなります。

対応が遅れてしまうと、新たなトラブルを生む危険性や、上司の指示を実行する時間が確保できなくなります。

また、メンタル的にもスッキリとしないため、作業効率が上がりません。

嫌な仕事、苦手な業務だからこそ、一番最初に片付けてしまったほうが結果的に効率の良く仕事を進められます。

身の回りの書類が整理されているか

すぐに必要な書類にアクセスできるように整理整頓を心がけましょう。

書類を探す行動ほど、無駄な時間はありません。

「たかが、2、3分だから問題ない」と考えてしまいがちですが、積み重なると多くの時間が犠牲なっています。

上記の点を再度確認してみましょう。

必要な書類にスムーズにアクセスできる状態にしておけば、探す時間を減らして、その分別のお仕事に時間を使えます。

「片付けが苦手！」な方は、以下の記事を読んで、整理整頓方法マスターしてくださいね。

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タイムマネジメントの上達は業務効率に直結します

いかがでしたでしょうか？

本記事の内容をまとめると以下の通りとなります。

「仕事が終わらない」、「忙しい状況から抜け出せない」と感じたことは誰しも一度はあるはず。

効率良く仕事を終わらせるには、適切な時間管理が必要不可欠です。

タイムマネジメントが上手くできるようになると、余計な残業での疲労や、仕事に追われるストレスが軽減できます。

ぜひ、今回ご紹介したポイントやスケジューリング術を一度試してみてください。

きっと、今よりも楽な状態で働けるようになるはずです！

以上、本記事の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば大変嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました！