【仕事でトラブルが発生！】適切に対処する「５つ」のステップを解説します。よくある原因と落ち着いて対応するための考え方も身につけましょう。

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

予期せぬトラブルに巻き込まれてしまうと、気持ちも焦り「何とか対処しなければ！」とプレッシャーを強く感じてしまいますよね。

実際にどう行動するのが正解なのか、これ以上被害を大きくしないためにはどうすればいいのかと悩むことでしょう。

トラブルを適切に解消していくには、原因を理解した上で、正しい対処方法を実行していく必要があります。

今回は、トラブルが発生するよくある原因と、適切に対処する「５つ」のステップについて解説します。

落ち着いて対処するためのポイントも併せてご紹介しますので、トラブルが発生してしまって悩んでいる方は、ぜひ参考にして解決に繋げていきましょう。

よくあるトラブルの原因とは

職場内での情報共有不足

同僚や上司、部下の間で、情報の共有が足りていないとトラブルが発生しやすくなってしまいます。

チームや職場内でのコミュニケーション不足が大きな原因となっている場合が多いでしょう。

自分からすれば小さい情報でも、他者の仕事や考え方の中では重要な点となっている可能性があります。

悪気が無かったとしても、情報共有を疎かになるとのちにトラブルに繋がる場合が多いでしょう。

他者への配慮が足りなかった

主観ものごとを決めてしまうことで、他の人の考え方や気持ちをないがしろにしていまうこともトラブルが起きる原因です。

普段問題ないことでも、業務の内容が少し変化するだけで問題に発展してしまうことがあります。

思い込みや自己判断で仕事を進めてしまうことで、他者への配慮が足りていない状況が生まれてしまいトラブルに発展する危険性があります。

単純なミス

人間誰しもエラーを起こしてしまうものです。

自分なりに細心の注意を払っていたつもりでもトラブルは発生します。

長いこと仕事に関わっていると必ずなにかしらの問題には直面します。

ヒューマンエラーは誰にでも起こりえることですが、単純なミスでも大きなトラブル発展する可能性があります。

トラブルが起きた時に適切に対処する「５つ」のステップ

Step①　どうなるとトラブルが収まるのかを考える

まず、問題となっている原因を突き止め、結果的にどうなることで収束に向かうのかを考えていきましょう。

何も考えないままとりあえず行動するのはNGです。

トラブルの原因となっている『本質』『関係者』『最終的な着地点』を自分なりに整理しておきましょう。

Step②　上司に早めに報告する

ミスが起こった時点ですぐに上司へ報告を行ってください。

問題が大きくなれば、あなただけではなく、部署や職場全体に迷惑をかけてしまう場合があります。

叱責されるのが怖い、評価を下げたくないと思い、解決してから報告すればいいという考えは捨てましょう。

基本的に会社はチームプレーです。

早めに報告をすることで、自分では考えつかなかった解決策の糸口をアドバイスがもらえることもありますので、早めの報告をするようにしましょう。

Step③　関係各所へ連絡を行う

トラブルが発生したらすぐに迷惑をかけてしまった人や部署とコンタクトをとりましょう。

被害を受けた側は、一刻も早く今の問題を解消したいと不安や不満を感じています。

上記の内容を曖昧にせずにしっかりと伝えることが大切です。

さらに、今後同じトラブルが起きないためにどうしていくのかという点についても補足することで安心感を与えます。

プレッシャーや恐怖感を感じるセクションですが避けては通れません。

モヤモヤした気持ちからいち早く解放されるためにも、関係各所への連絡は早い方が良いでしょう。

Step④　解決策を考えて行動する

問題を解決していくには、当然ですが行動に移さなくてはいけません。

時間が解決してくれるだろうという考えは捨てて、原因と解決方法、最終的なゴールが見えているのであればすぐに実行しましょう。

ポイントはやはりできるだけ『早めに動くこと』です。

動作を速くするという意味ではなく、後回しにせず優先順位を上げるということです。

Step①で考えた「問題の本質」と「最終的な着地点」を用いて、過程を組み立てるようにして解決に結び付けていきましょう。

また、日ごろから『問題解決能力』を向上しておくことで、的確な判断、冷静な対応をすることができるようになります。

Step⑤　同じことを繰り返さないための対策を考える

問題を解決したらそれで終わりではありません。

一通り落ち着いた状況になったのであれば、今後同じトラブルが起きないための方策を考えるようにしましょう。

仕事にトラブルやミスはつきものですが、改善を繰り返してブラッシュアップすることで仕事の質を向上させる効果があります。

仕事の質が上がることで、同じミスの繰り返しだけではなく、よりよいサービスの提供や満足度の向上に結びつきます。

起きてしまったトラブルを悔いることよりも、今後はどう改善して同じトラブルが起きないかという意識をもち対策を練るようにしましょう。

落ち着いて対処するためのポイント

焦っていても問題は解決しない

問題が発生すると「早く解決しなくてはいけない」という気持ちが先行してしまいがちです。

ただ、焦っていても問題は解決しません。

本当に必要なのは『できるだけ冷静になること』です。

まずは気持ちを落ち着けるように専念しましょう。

焦って中途半端に行動するよりも、気持ちを落ち着けて的確に判断することでトラブルをスムーズに解決できます。

文面ではなく直接『声を届ける』

トラブルの内容によってはメールなどの文面上でクレームや問題が発覚する場合があるでしょう。

重要度が高いもの、トラブルの内容が大きいものに関して対応するときは必ず『直接話す』ことを意識してください。

文面の利点としては、言った言わないの水掛け論を防ぐところにあります。

しかし、問題の内容によっては、起きた事象に対してのクレームではなく「誠意のある対応」を求められることもあるでしょう。

謝罪や仕事に対する姿勢がクレームやトラブルの対象となっている場合は、可能なら直接対面して説明を行う、遠方で直接会うことが難しければ電話で声を届けるようにしてください。

トラブルの本質を考えて問題点が「業務の内容や進め方」なのか「相手に対しての配慮」なのかを正確に捉えることが大切です。

一人で抱え込まない

上司や先輩に叱責されるのを恐れて一人で解決しないようにしましょう。

対応方法を間違えると、さらに問題が大きくなってしまう可能性があります。

また、その場収まったとしても、のちに上司に問題が明るみになることで報告を怠ったというマイナス評価を受ける場合があります。

問題が起きた時点で、上司や先輩、同僚に対して報告・連絡・相談をすることで、よりよいトラブルの解決方法を模索し、最良の対策が発見できるメリットを得られるかもしれません。

問題やトラブルを報告するのには勇気がいるかもしれませんが、自分自身のストレスにも関わってきますので、絶対に一人で抱え込まないようにしましょう。

トラブルが発生したときは、『冷静』に『早めの行動』を心がけましょう

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると以下の通りとなります。

仕事は日々トラブルの連続です。

予想だにしないところから発生するトラブルもあれば、単純なヒューマンエラーによって引き起こされることもあるでしょう。

しかし、どんなトラブルに巻き込まれたとしても一番大切なのは「平常心を保つ」こと。

焦る気持ちは非常にわかりますが、正確な判断や最適な対策を練れなくなってしまいます。

仕事にトラブルはつきものという考えを常に持ち、今回ご紹介した内容を参考に円滑に問題を解決できるようにしていきましょう。

以上、本記事の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば大変嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました！