- 自分が知らないことを聞かれた時、頭が真っ白になってしまう
- わからない仕事を解決するためにはどうすればいいんだろう
- 足手まといに見られていないか不安
上記の悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。
- 「わかりません」ではなく、「確認します」と答える
- 分からない仕事が発生した時にやるべき行動『３Step』
- 即戦力になるには、自ら進んで対応するのが一番の近道
経験が浅かったり、知らない分野の内容を聞かれると、とても焦りませんか？
「今すぐ回答しなきゃいけない！」と頭をフル回転しだすも、結局良い回答が見つからないことも多々あるかと思います。
今回は、そんな時に使える『答え方』についてご紹介していきます。
どんな場合でも使えて、相手の信頼感を得ることができます。
また、そのあと解決に向けてどのような行動をするべきなのかについても併せて解説します。
もし、上記のような悩みを抱えているのであれば、ぜひ、頭の片隅に入れておいて、いざという時に取り入れてみてくださいね。
「わかりません」ではなく、「確認します」と答える
「わかりません」はNG
いくらわからないことでも、素直に「わかりません」というだけの回答はNGです。
一気に無責任感が漂ってしまいます。
受け取った側に、考えようともしないのかな？と思われてしまいます。
また、大前提として新人であろうがその職場でその仕事に就いているのであればプロなのです。
厳しい事を言うようですが、自分の仕事の守備範囲であれば回答できなくてはいけません。
ただ、現実問題どうしてもわからないことは必ず発生します。
自分の知識で回答できないことは仕方のない事ですが、ただ単純にわからないとだけ伝えてしまわないようにしましょう。
その場しのぎで回答してはいけない
また、その場しのぎで曖昧な回答をしてしまうのもよくありません。
その後のトラブルに繋がりかねないからです。
回答を求められると、どうしても期待に応えたい一心で中途半端に答えてしまうことがあるかもしれません。
しかし、必ずしも即答することが相手のためになるわけでないのです。
重要なのは、相手が求めている問題について、正確に解決策を提示してあげることです。
「確認します」と答えることで印象が全然違う
もし、今の自分の知識で回答をすることができないのであれば「確認します」と返事をするようにしてください。
大抵の場合はこれで乗り切れます。
上司から、「あの資料ってどこにあるの？」とか、お客さんから「この手続きはどうすればいいんですか？」と聞かれた時には、「今はわからないけど、解決に向けて調べるので少しだけ時間をください」というニュアンスが伝わります。
しっかりと調べることができれば、相手にとって必要な情報を正確に提示できます。
結構急ぎの場合でも、少し時間を猶予ができるのもメリットです。
「わかりません」とだけ伝えるのではなく、「確認します」と回答することで受け取る側は、責任感を持って対応しようとしてくれていると好印象を与えることができます。
分からない仕事が発生した時にやるべき行動『３Step』
Step１：『分からないところがが分からない』時は具体的に可視化する
まずは、質問者が求めていることはなんなのかを明確にするためにも、不明な点を書き出してみましょう。
文字に起こしてみることで、頭の中で考えるよりも問題点が浮き彫りになりますので、最終的に正確な回答を出す際に役立ちます。
申請書類の提出方法が分からないという質問が来たのであれば、
- 何に対しての申請書なのか
- 記載内容は、どのような事項を記入する必要があるのか
- 添付する必要書類は「何を、どこで」取得することができるのか
などをノートやメモ帳に箇条書き形式でピックアップしてみることがオススメです。
記憶だけで物事を解決しようとすると、どうしても抜けが発生してしまう可能性があります。
可能な限り可視化を行い、調査漏れを防ぐようにしてみてください。
また、誰かに聞く場合や調べる時にも内容が明確になっていればスムーズに伝えたり調べたりすることができる効果もあります。
Step2：過去の資料やネットを活用して自分なりに探しまくる
つぎに、自分なりに過去の資料やネットで検索を探し回ってみましょう。
誰かに聞く前に、自分自身が動いて少しでも情報をかき集めることに注力してください。
ほとんどの場合、自分ではない誰かが過去に対応したことがあるはずですので、資料が残っている場合が多いです。
まずは、その資料を引っ張り出して読み込んでできるだけ理解を深めてみてください。
この時点で解決できることが実は結構多いのですが、やらない人も一定数存在します。
また、今の時代インターネットを活用することで様々な情報を得ることができます。
例えば、ExcelやWordの操作で分からないところがあるのであれば、ほぼ１００％に近い確率で似たような問題を抱えている人が世界には存在しているはずです。
全く一緒ではないかもしれませんが、かなり似た問題に対しての解決方法が掲載されているかと思います。
資料を集めたり、ネットで調べてみることで解決に繋がります。
万が一、解決に繋がらなかったとしても０だった知識が１には増えていますので、次のStep３でも活用することができます。
Step３：人に聞くのは悪い事ではない
最後に、どうしてもわからないのであれば同僚や先輩に相談してみましょう。
目安として３０分以上、自分で解決できないようであれば、すぐに相談しに行った方が効率がよいでしょう。
ただ、仕事中に自分のために手を止めてもらうのは申し訳ないと感じるかもしれませんがあまり気にしなくてOKです。
職場は個人プレーではなくチームプレーで運営していくのが大前提なのでガンガン頼ってしまっていいのです。
ただし、注意する点としては、
です。
人に聞くのが悪いのではなく、自分で何も調べずに相手の状況を無視して声をかけてしまうことが問題なのです。
その点だけ注意すれば何の問題もありません。
Step1で準備した問題点と、Step２で得た知識をもって、積極的に相談しにいきましょう。
過去にやったことがある人であれば正確な対処法を教えてくれますし、初めての案件であれば一緒に考え良いアイディアをもらうことができます。
正しく人を頼り、問題解決に繋げていきましょう。
即戦力になるには、自ら進んで対応するのが一番の近道
わからないことがあるということは、まだまだたくさん経験を積むことができるということです。
そのためには、積極的に自分から手を挙げて業務に取り組んでいくしかありません。
実際にやってみないと気づけない点や効率の良い進め方は、実践の中で培っていくのが一番の近道だということを常に頭の中に入れておきましょう。
対応できないからやらないと考えてしまいますと、その位置から成長することはできません。
知識や技術は自然には身につかないからです。
私の経験でも、周囲を見ていると行動力がある人ほど色々な仕事を経験してきて、その度乗り越えてきた経験があるため大抵のことでうろたえないという印象が強いです。
いち早く戦力になりたいのであれば、失敗しても良いので自らチャレンジして、悩み考え解決に向かう努力をする必要があります。
地道に見えるかもしれませんが、これが一番の近道なのです。
答え方１つで周囲の評価も自身の成長も変わります
いかがでしたでしょうか？
本記事の内容をまとめると以下の通りです。
- 「わかりません」はNG
- 「確認します」と答えることで印象が全然違う
- 『分からないところがが分からない』時は具体的に可視化する
- 過去の資料やネットを活用して自分なりに探しまくる
- 人に聞くのは悪い事ではない
わからないことを質問されて、咄嗟に回答できれば一番よいのですが、なかなかそう上手くはいかないものです。
頭が真っ白になり、どうしようどうしようと焦ってしまうのが普通。
でも、そんな時は「確認します」という一言で、考えたり調べたりする時間の余裕ができますし、何より相手の印象も「わかりません」と答えられるよりよっぽど良くなります。
あとは、自分なりに工夫して調べてその上で先輩や同僚、上司に相談していくことで問題解決に向けて努力しましょう。
少しずつ知識や技術が身に付き、今後同様の質問が出た時には即時に回答できるようになるはずです。
これが、自分の成長であり、仕事の面白いところなのかもしれませんね。
この記事が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
