もう振り回されない！突発業務の対応法「３選」についてご紹介します。

上記のような悩みに対して、本記事では以下の通り解説していきます。

• 「急に対応しなければいけない業務がでてしまい、集中力を削がれてしまう…」

• 「早めに帰ろうと思っているときに限って断りづらい仕事を頼まれる…」

突発業務はできるだけ避けたいものですよね。

スムーズに仕事を進め、無駄な残業をなくすためには事前の対策が重要です。

今回は、突発業務に対してスムーズに対処する方法をお伝えします。

また、突発業務を発生させない状況を作る対策もお伝えしますので、お悩みの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

突発業務をスムーズに処理する方法「３選」

予定外の仕事が発生しても問題ないようにするためには、日ごろから意識しておくポイントがあります。

上記の点をひとずつ解説していきますので、日常の業務に取り入れてみましょう。

「仕事の予定を入れない時間」を作る

一日の業務スケジュールの中に、あえて仕事を入れない予定を作ってみてください。

１時間ほど空の時間を作り、万が一突発業務などの急な作業が発生した際に回せる時間を確保しておきます。

人によっては、毎日空き時間を作るのが難しい方もいるかもしれません。

その場合は、例えば一週間の中で水曜日と金曜日のこの時間は空けておく、など週に２回ほどで構いません。

あえて作業を入れない時間を作るよう意識して突発業務が発生しても問題ない時間を作りましょう。

タイムマネジメントを意識する

前述の時間を確保できない方は、タイムマネジメント（時間管理）を意識してください。

時間は「あるもの」ではなく、「自ら作るもの」だと私は考えています。

最初のうちは、時間を作ることができなくても、少しずつ意識して続ければ時間を上手く確保できるようになっていきます。

上達するためには、業務量の分散や、スケジュールの可視化、仕事の優先順位付けなどいくつかのポイントがあります。

具体的には、以下の記事で方法をご紹介していますので、一度目を通してみてください。

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自分の仕事状況を説明できるようにしておく

『今、自分がどんな作業をしているのか』を明確に伝えられるようにすることも大切です。

時には、仕事を依頼されてもすぐには対応できない状況もあるでしょう。

相手に不満を与えないために、「今この作業を進めているからどうしても対応が難しいです」と理解してもらいましょう。

例えば、

この３点をしっかりと伝えます。

ポイントは、客観的に見ても依頼された作業より優先順位が高い仕事だとわかってもらうことです。

本当に今対応している仕事の方が、お願いされた仕事よりも重要度や緊急度が高いのかを冷静に判断してください。

依頼してきた方が、「そのような状況なんだったら仕方ないから他をあたろう」と納得してもらえるような説明が必要になります。

今の作業が一番重要度が高い業務だということを相手に理解してもらえるよう、自分のおかれている状況を的確に説明できるよう準備しておきましょう。

ストレスや焦りを感じたら試してほしいこと

思うように仕事が進まないと、イライラしたり、すぐに終わらせてしまおうとしてしまいがちです。

結果、不要なミスを招く原因になります。

メンタルを安定させるために以下の点を頭に入れておいてください。

それでは、上記２点について説明していきます。

落ち着いて対応する

急な業務が発生した時に、忘れないでほしいのは「落ち着いて対応する」ということです。

自分の仕事を中断しなければいけない状況になったり、帰ろうとしたときに突発対応をもとめられると、つい「さっさと終わらせてしまおう」と考えてしまいがち。

そのような状況で行う業務は、ミスが発生しやすい状態を生んでしまいます。

結果、２度手間、３度手間になってしまい、余計な時間がかかってしまうでしょう。

早めに終わらせたい気持ちはわかりますが、必ず一呼吸おいて正確性を欠かないよう意識するのを忘れないようにしてください。

相手のおかれている状況を汲み取る

突発業務を依頼してきた方の気持ちを考え、相手の立場に立つことも大切です。

お願いしてきた方も、申し訳ないと感じているはずでしょう。

しかし、どうしても手を貸し欲しい状況だからお願いをしてきたと、相手の気持ちを汲み取る必要があります。

「忙しい時はお互い様」の精神を忘れずにしてください。

今後の人間関係を良好にするためにも重要なポイントになってきます。

嫌な顔をせずに手を差し伸べて、万が一自分が忙しい状況になったときに助け合える関係性を作っておきましょう。

突発業務を減らす「３STEP」

突発業務を防ぐには、事前の対策が有効です。

具体的な方法としては以下の通りになります。

順番に解説していきますので、ぜひ実践してみてくださいね。

STEP.1 発生源（人）をつきとめる

まずは、仕事をお願いしてきやすい人など突発業務の発生源をつきとめましょう。

あらかじめ突発業務を依頼してきやすい人がわかっていれば、急な業務が発生する前に対応できます。

特定の同僚や上司、職業によってはお客さんの場合もあるでしょう。

先手を打って対応できるように急な依頼が発生しやすい人を特定しておくのが大切です。

STEP2. 突発業務が発生しやすい「仕事内容」の傾向をつかむ

突発業務の発生源が特定できたら、次は「どんな仕事内容で急な対応が求められやすいのか」傾向をつかみます。

突発業務に繋がりやすい作業対して、事前に知識を入れておいたり、対応する下準備を進めます。

また、忙しそうな状況を感じ取れたら「手伝いましょうか？」と一声かけて、先に業務を終わらせてしまうのも有効です。

自分から先回りして作業を進め、急に依頼される前に対応できれば突発業務の量を減らせます。

STEP3.時期やタイミングを把握する

業務の繁忙期を把握しておくのも重要です。

STEP１、STEP2同様、突発業務になる前に先手を打って処理ができるようになります。

例えば、突発業務が発生しやすいタイミングとして

などが考えられるでしょう。

過去の傾向を記録しておき、あらかじめそのタイミングの業務ウェイトを軽くして、余裕を持った対応ができる状態を作ってみてください。

突発業務が発生することを前提としたスケジューリングをしましょう

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると以下の通りとなります。

突発業務は精神的に大きいストレスと感じる方も多いでしょう。

自分の仕事が終わりいざ帰ろう！と思ったタイミングや、集中して取り組んでいた仕事を中断せざるをえない状況は、ついイライラしたり焦りを感じるものです。

ただ、仕事において突発業務をゼロにするのは難しいことは理解しているはず。

大切なのは、急な依頼があっても円滑に対応できる仕組みを作っておくことです。

そのために、今回ご紹介した対応方法や突発業務の減らし方を取り入れてみてください。

突発業務が発生することを前提として、早めに先手を打ち、先回りする行動を意識できれば、余計なストレスを感じずに済みます。

また、周囲の方へ積極的な手助けをするのは、良好な人間関係の構築面でメリットがあります。

突発業務に振り回されない、ストレスフリーな働き方を目指しましょう！

以上、本記事の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば大変嬉しく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました！