仕事効率がグンッと上がるノートのまとめ方５選。効果的な活用術も解説します。

10年以上、事務職員として仕事内容やマニュアルをまとめている経験から、ちょっとした『コツ』をご紹介します。

本記事の内容は以下の通りとなります。

今よりも、仕事の生産性を上げ、業務がスムーズに進む内容となります。

ぜひ、考え方やコツを取り入れてみてくださいね。

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ノートを上手にまとめると、業務が効率的に進む『３つの理由』

仕事内容を思い出す時間を省ける

似たような仕事を行う際、1から仕事方法を思い出す必要がなくなります。

ノートを見返すだけで、すぐに業務に取り掛かることが可能となるのです。

毎日はやらないけれども、半年や1年に一度あるルーティーン業務などで大きな効果を得ることができます。

業務全体の作業時間の改善に繋がり、その分早く帰れたり、他の業務に力を注ぐことができます。

問題点、改善点を洗い出すことができる

わかりやすくノートをまとめておくことで、現状の問題点や改善点が発見できる場合があります。

業務内容を可視化することにより、頭の中が整理され新しいアイディアや疑問点が浮かびやすくなるからです。

『この部分の作業は省いても問題ないな』だとか『このタイミングで別の業務と繋げてみよう』など新しい発想が湧いてきます。

問題点や改善点を発見できれば、さらに質の良い仕事を行うことができるでしょう。

周りへ共有することで、対応者できる人が増え負担を分散できる

自分以外の人へノートの内容を共有することで、業務の負荷を分散することが可能です。

単純に、対応できる人が増えれば、作業は早く進みますよね。

情報の共有は、チームで仕事を進める上でとても大切な部分になってきます。

仕事内容を共有するためにも、わかりやすいノート作りを心がけてみましょう。

仕事効率が上がるノートのまとめ方『コツ５選』

PCやタブレットではなく、紙のノートでまとめる

今は便利な時代になりました。

いつでも、手持ちのスマホやタブレットを開くことでメモをとることは可能です。

しかし、やはりノートをまとめるときは手書きがおすすめ。

理由としては、記憶に定着しやすい点が挙げられます。

手を動かしながらノートを取ることで、頭の中が整理されるからです。

また、細かい点ですが、図形や矢印など可視化する際にも紙ベースの方が使い勝手が良いです。

パソコンやタブレットですと、図形ツールを選んだり、罫線の種類を考えたりする時間が発生します。

いつの間にか、綺麗に整えることに意識がいってしまい、ノートをまとめる本質とずれてしまいます。

ですので、ノートをまとめる時は、『ペンと紙』でとるようにしましょう。

記憶が新鮮なうちにまとめる

教えてもらった内容をざっくりと取ったメモがある場合は、すぐにノートにまとめる癖をつけましょう。

すぐにノート化することで、メモを取った以外の内容も思い出すことができるからです。

メモに書き残した部分だけでなく、会話の中に重要な点がひそんでいることがあります。

ノートは業務終了後にまとめるのではなく、業務を始める前に一度まとめるようにしましょう。

誰が見てもわかよう簡潔にまとめる

後から見返した時に、わかりやすいノートを作るように心がけましょう。

わかりやすいノートとは、『自分以外の誰が見ても、その業務を進めることができる』ということです。

私のおすすめとしては、作業フロー形式の箇条書きにする方法。

①から番号を振り、手順をなぞるように箇条書きにするまとめ方です。

コツとしては、余計なことは書かないこと。

箇条書きにすることにより、不要な情報を省くことができるはずです。

色分けは３色以内に収める

本文、重要な場所、補足点の3色があればノートは十分見やすくなります。

逆に、色が散らばることで何が重要なことなのかわかりづらくなってしまいます。

本文は黒、重要な点は赤、補足点は青の3色に絞ってノートをまとめてみましょう。

あらかじめ、この3色に固定することで、ノートを見返した際、スッと頭の中に要点が入ってきます。

業務内容をセクションごとに分ける

先ほどご紹介した、『箇条書き』に加えて仕事の纏まりを意識してみましょう。

例えば、

など。

セクションごとに枠で囲っておくのもおすすめです。

ずらっと、文字が並んでいるだけよりも、遥かに分かりやすくなりますので、一度試してみてください。

まとめただけで終わらせない。ノートの『活用術３選』

ノートのアップデートを行う

ノートを活用して業務をこなしていくと、必ずノートの内容に違和感を感じるはずです。

仕事内容に変更があった場合は、常にノートを更新していきましょう。

また、業務内容は変わっていない場合でも、ノートの言い回しや表現がわかりづらい場合もあります。

繰り返し見直して、修正を行っていくことで、より質の良いノートが完成していきます。

引継書としてそのまま使う

部署移動や役割の変更があったときに、そのまま引継書として利用してしまいましょう。

人事異動は、引き継ぎ以外にも、残務処理や各所への挨拶など何かと忙しいはずです。

しっかりとしたノートが完成されていれば、そのまま引き継ぐことが可能です。

時間も短縮できますし、教えてもらう側も文書化されているマニュアルがあれば、スムーズに業務を行うことができるはずです。

ワンストップ化を図るために共有を行う

社内や、チーム内で共有することで業務のワンストップ化を図ることができます。

私のような事務職で、窓口を対応することがある人にはとても効果の高い活用方法です。

それぞれ、担当する業務というのは人によって分かれているかと思います。

しかし、問い合わせに来た方から見れば担当者などは関係ありません。

問い合わせに対して、回答を得られれば良いのです。

困って窓口に問い合わせに来たのに、担当者不在で問題が解決しないとなると不満の原因となりかねません。

一般的な問い合わせであれば、誰でも対応できるようにしておいた方が良いでしょう。

せっかくノートをまとめたのですから、円滑に仕事が回るよう、周りの方にも共有してチームや、社内全体の仕事効率向上に繋げてしまいましょう。

コツを実践して、スムーズに業務を進めよう！

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると以下の通りになります。

慣れないうちは、思ったようにノートをまとめるのは中々難しく感じるものです。

しかし、上手にまとめる方法を意識しながら経験を積むことで、誰でもわかりやすいノートを作成することは可能です。

仕事効率の上がるノートのまとめ方を習得して、業務時間の短縮や業務ウェイトの軽減に繋げましょう！

時間や気持ちに余裕が出てくれば、余暇の時間が増えたり、さらに質の良い仕事ができるはずです。

ぜひ、今回ご紹介した内容を少しでもいいので、試しに取り入れてみてくださいね。

この記事が少しでも皆さんのお役に立てれば、大変嬉しく思います！

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！