お仕事スキル向上

事務職で働くために必要なWord(ワード)のレベルってどれくらい?

事務職員のWordレベル

あなた
あなた
事務職員の求人を見ていると、『Wordが使える方』と書いてあることが多いんだけど、具体的にどれくらいのレベルが必要なの?やっぱり、資格がないといけないのかな。

くろおび
くろおび
資格はあったらいいけど、実務で使うレベルであれば基本的な知識で問題ないよ!

この記事でわかること
  1. 仕事で使うWordの必要なレベルとは
  2. 実務で最低限使うWordの機能
  3. 知っておいたら便利な機能
  4. 勉強方法について

私は、10年以上事務職員としてお仕事をしています。

Wordは業務の中でも使用頻度が高いソフトです。

実際に働いている私の目線から、「Wordはこれくらい使えれば十分」だという点についてお伝えしたいと思います。

今後、事務職員を目指している皆さんは、ぜひ参考にしてくださいね。

仕事で必要なWordのレベルとは

あなた
あなた
実際、どんなことができればいいの?

くろおび
くろおび
最低限必要なのは、文字の入力、文字の大きさの変更、文字の位置調整、簡単な表の作成ができれば問題ありません。

事務職員がWordを使って仕事をする際、そこまで高い水準を求められることはありません。

主な業務を考えればわかるのですが、一般的によく作成する内容としては、

  • 会議資料
  • 送付状
  • 案内通知
  • 報告書

上記のようなものがあります。

ですので、文字を派手に飾り付けたり、特殊な効果を加えることは必要ありません。

むしろ、逆にわかりづらくなってしまいます。

大切なのは、必要な情報がわかりやすくまとまっていることです。

だから、文字が打てることと、文字の体裁を整える機能だけ知っていれば十分なのです。

簡単な機能だけで、多くの仕事をカバーすることができます。

仕事の内容が分かれば、必要な機能がわかる

あなた
あなた
あれ、思っていたよりも、必要な機能って全然少ない!

くろおび
くろおび
そうなんです。具体的な例を上げて、仕事で必要な機能について解説していきますね。

具体例:送付状を作る時

資料や荷物を送る時、仕事では送付状を付けることが多いかと思います。

送付状を作る際は、

  • 『誰が』
  • 『何の資料』
  • 『どれくらいの部数』
  • 『いつ送った』
  • 『注意事項』

くらいの情報があれば問題ありません。

ですから、極端なデザイン性を持たせる意味がないのです。

ただ、文字を並べるだけだと、見づらくなってしまい親切ではないですよね。

ですから、

  • 『タイトルの部分を大きくする』
  • 「発送日」,「宛先」,「発送元」の『文字位置を右や左に寄せる』
  • 「タイトル」、「本文」、「注意事項」を分けるために『表の機能』で線を引いてあげる、囲ってあげる

このように文章を整えてあげることで、受け取った側は文字だけよりも簡単に内容を理解することができます。

あくまで一例ですが、基本は全てこの「相手に理解してもらいやすい文書を作る」点が大切になってきます。

効率よく仕事を進めるために便利な機能

あなた
あなた
でも、本当にその機能だけでやっていけるのかな。

くろおび
くろおび
基本はこれだけで大丈夫だけど、他にもよく使う便利な機能があります!

効率よく相手に伝えるためには、色々な工夫があります。

Wordの機能で言えば、『写真や図形の挿入』や、文字を太くしたり、下線を引く『簡単な文字の装飾』が挙げられます。

具体例:懇親会の案内通知

懇親会のお知らせを作る時を例に挙げます。

必要な情報は、

  • 『タイトルと本文』
  • 『日付と時間』
  • 『開催場所』

以上が主な内容だとします。

『タイトルと本文』は前の送付状と同じで、大きさと文字位置を調整すればOKですよね。

次に、『日付と時間』を記載する場合は、今回の案内で一番重要なところですので、太文字や下線をつけて強調してあげます。

そうすることで、お知らせをパッと見た時に視線が『日付と時間』の部分にいきますよね

また、『開催場所』については、お店のホームページなどに載っている地図の画像を挿入してあげます。

例えば、分かりづらい例として、店までの経路を文字で説明しようとすると

「会社から100m直進した先の交差点を右折して、80m進むとT字路にぶつかるので左折したのちに、350m先にある細い路地に入り〜」

となってしまい、理解するのにも自分の頭で風景や、道順をイメージしなければいけなくなりますよね。

しかし、地図の画像があればどうでしょう。

文字は必要なく、視覚的に場所が分かりますよね。

できるだけ簡潔に、わかりやすく伝えることが大切なのです

おすすめの勉強方法は?

あなた
あなた
大切なことはわかったけど、実際に操作方法を覚えるときは、どんな勉強方法がいいのかな。

くろおび
くろおび
無料で学ぶなら、YouTube』『Google』を活用、満遍なく基本を学ぶなら、『本』で学ぶのがいいかもね!

無料で学ぶ方法「YouTube・Google」

YouTubeGoogleを活用することで、お金をかけずに学ぶことができます。

Wordは多くの人が使用するソフトなので、インターネット上には、悩みに対するほぼ全ての回答が掲載されています。

例えば、文字の大きさを変更したい、という疑問を解決する時には、

『Word 文字 大きさ 変更』

といった形で、『Word + やりたい事』をYouTubeやGoogleで検索してみてください。

YouTubeであれば、画面の動きを見ながら一緒に操作しながら学ぶことができます。

Googleで検索すると、YouTubeより多くの情報、より細かい方法を調べることができます。

インターネットが使えれば、知りたい機能をピンポイントに効率よく学習することが可能です。

満遍なく、基礎から学習できる『本』もおすすめ

本での学習もおすすめです。

本の場合、初歩から丁寧に順序立てて学ぶことができます

内容自体は似たようなものが多いので、少し読んでみてわかりやすいかもと感じた書籍を選びましょう。

具体的には、図が多く使用されている、説明文が優しいなどに着目すればいいかと思います。

最初の章から順番に進めていくことで、徐々にレベルアップした内容を学べるため、まったくWordを触ったことがない人にはおすすめできる勉強方法です。

事務職で働くためのスキルはそこまで高くない!

あなた
あなた
意外に仕事で必要なレベルは高くないんだね。これなら、自分でもできそうかも。

くろおび
くろおび
全機能を理解してなくても仕事では困りません。大切なことはもっと根本的なことです!

まとめると以下の通りとなります。

①事務職で働くために必要なWordのレベル
  • 文字が入力できる
  • 文字の大きさを変更できる
  • 文字の位置を整えることができる
  • 簡単な表(線)を作れる
②知っておいた方が便利な機能
  • 簡単な文字の装飾(文字の太さ、下線を引くなど)
  • 写真や図が挿入できる
③おすすめの勉強法
  • 無料で学ぶなら『YouTube』や『Google検索』を活用
  • 満遍なく基礎から学ぶなら『本』を活用

いかがでしたでしょうか。

事務職で基本的な仕事をこなすだけであれば、高いレベルの知識がなくても良いことが理解いただけましたか?

「Wordが使える方」の意味するところは、『全機能をマスターしている』ということではなく、『仕事をする上で、そつなく操作することができる』ことなのです。

もちろん、Wordには他にも便利な機能がたくさんあります。

一度に覚えようとせずに、必要になった時に勉強することで、徐々にソフトの使い方が上手くなっていきますよ。

本当に大切なのは、書類を見る人への思いやりです。

できるだけ内容が理解しやすい工夫をしてあげよう、という気持ちが必要なんですね。

その点を意識するだけで、自然と必要なスキルを取得しようと考えます。

ですので、知識だけ覚えるのではなく、相手の立場に立ってみて考えてくださいね。

以上、この記事が少しでも皆さんのお役に立てばうれしく思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました!