【新社会人向け】仕事で送るメールの書き方！正しい『型』を覚えましょう！

上記のような疑問や悩みに対して、以下の通り解説していきます。

昔は友人同士のやり取りでもメールをよく活用したものですが、現代はスマホが普及したため、ほとんどの連絡手段はアプリで済んでしまいます。

そのため、実社会に出てからメールの書き方や使い方が分からないという方も少なくないはずです。

今回の記事では、そんな新社会人に向けて誰でもわかるように、初歩的な部分から簡単に解説していきたいと思います。

ぜひ、参考にして今後のお仕事に活用してみてくださいね。

『型』を押さえれば、ビジネスメールは意外と簡単

結論から言うと、ビジネスメールには『型』が存在します。

どんな用件であってもこの『型』に当てはめてしまえば、誰でも基本的なメールを作成することが可能です。

記載する内容は以下の通り。

これだけでOKです。例文は後程記載します。

最低限、上記の内容を押さえておけば一般的な違和感のないメールを送ることが出来るようになるでしょう。

ただし、１つ注意があります。

表情や声色が伝わらないことで、誤解を招いてしまう可能性があります。

私自身、何度も失敗してきました。

この点は、十分気を付けるようにしましょう。

基本は『型』を使うようにして、文章は相手の気持ちに立って書いていくことがとても重要です。

To・Cc・Bccの違いについて

Toはどんな人を設定する？

伝えたい相手に対して設定しましょう。

これから発信する内容を見てもらい、対応を行う人をToに入れるようにしてください。

特定の人１人だけでなくても、問題ありません。

会議の出欠や業務を依頼して、回答をもらいたい人をToに入れます。

Ccはどんな人を設定する？

今から送る内容に対して、答えてもらう必要はないけれども情報は共有しておいた方がいい人を設定してください。

よくあるパターンは、自分や相手側の上司にあたる人を設定することが多いでしょう。

上司は、自分の部下がどのような仕事を行っているかを把握しなければなりません。

進捗状況を常に伝えておく意味を込めてCcに入れておきましょう。

Bccはどんな人を設定する？

今の仕事の内容を参考までに知っておいてほしい人を設定しましょう。

CcとBccの違いは、業務に対して情報共有する必要性の高さです。

例えば、何かしらの備品を発注しようとした際は、

このように使い分けます。

Bccの特徴として、ToやCcのように宛先には表示されないこと。

Toの人に「この人にも共有していますよ」という場合はCcに設定するようにしてください。

例文を交えてビジネスメールを理解しよう

会議のお知らせを出す場合

先輩や上司に「今度〇日に行う会議について案内を出してください」と依頼された場合を想定してみましょう。

送信する際の注意点

基本は、この「宛名」「挨拶」「名乗り」「用件」「結びの言葉」「自分の連絡先」を意識することで違和感のないメールを作成することができます。

送る前の注意点として、必ずもう一度読んでみて確認することをオススメします。

よくある間違いとして、

これらのミスが挙げられます。

完成したからといって焦って送らないようにしましょう。

メール作成後、点検をすることで未然に予防することができます。

もう一度読み返してみたり、慣れてないのであれば他の方に内容の意味が通るか確認してもらう方が良いでしょう。

【まとめ】慣れれば誰でも簡単にメールが書けるようになります

いかがでしたでしょうか？

今回の内容をまとめると、以下の通りになります。

日常生活ではあまり使わなくなったメールですが、仕事をする上では必須のツールです。

社内ではメールではないコミュニケーションツールを使用することがあるかもしれません。

ただし、他の企業やお客様とのやり取りではまだまだメールを使うことが多いでしょう。

書き方が分からなくなった時は、もう一度本記事を読み返してみて、メールの書き方の基本に立ち戻ってみてください。

後は、経験を積み「どのような文面にすることで、正しく内容やきもちを伝えることができるのか」という視点を持つようにしてください。

気づいた時には、スラスラとメールを送れるようになりますので安心してくださいね。

本記事の内容が少しでも皆さんのお役に立てたのであれば嬉しく思います。

以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！