- 適切にメモを取れると、仕事がもっと上手いくのかな？
- メモを取るのがすごく苦手
- 具体的な、方法やコツを知りたい
ある程度仕事をしていると、「もっと効率の良いメモの取り方ってあるかな？」と考えることがあるかと思います。
私自身、10年以上事務職員という、『常に人から情報を取り入れ、仕事を実行する』というお仕事を続けています。
その経験から、本記事では以下の内容をまとめました。
- メモを上手に取れることによるメリット
- メモを取るのが苦手な人の特徴
- すぐに実践できる、具体的なメモのコツやテクニック
『メモの取り方が分からない』、『もっと効率よくメモをとって仕事に活用したい！』と思っている方は、ぜひ、今後のお仕事に役立ててみてくださいね。
メモを上手に取れることによる『３つのメリット』
メモを取る第一の目的は『聞いた内容を忘れないようにする』ためです。
間違いではないのですが、もう一歩先に進むためには『取ったメモを活用する』必要があります。
上手に活用することができることにより、仕事の効率化に繋がります。
では、どのような点が効率的なお仕事に結びつくのかについて解説していきます。
①仕事のやり方を思い出す時間が省ける
多くの仕事の場合、一度終わらせた仕事であっても、同じ内容、似たような業務が繰り返されるでしょう。
そのたびに、１から記憶を辿り、仕事の方法を考える必要がなくなります。
仕事を思い出す時間が省けることで、すぐに作業に取り掛かかることができます。
単純に、思い出す時間をなくすことで、仕事全体の作業時間を減らすことができるのです。
②改善点を発見でき、さらに効率の良い方法が見つかる
メモを取っておくことで、思い出す時間が省けるということは、その分、他に頭を働かせる時間が増えるということに繋がります。
頭の中や、気持ちに余裕ができることで、改善点を発見できるはずです。
『この部分は省略できそう』だとか『この点のやり方を変えると後の作業が楽だな』など。
ひとつひとつの業務の質や、作業の効率が上がり結果良い仕事に結びつくのです。
③メモを取るだけではなく、整理して仕事方法を明確にできる
要点がまとまっているメモを取れている、ということはとても大切です。
なぜなら、そのメモを元にノートに整理することで、より分かりやすくマニュアル化することができます。
マニュアル化することで、自分自身が見返した時も役に立ちますし、何より他者に教える際にもとても有効な手段となります。
誰が見ても分かりやすいマニュアルは、メモを取る段階で決まるといっても過言ではありません。
引継ぎなどの際に、慌てて作業マニュアルを作ることにもなります。
メモを取るのが苦手な人によくある『２つの特徴』
①メモを書くだけで、すぐに整理をしない人
取ったメモを整理せずにするのは、非常にもったいないです。
確かに、その業務が終了すれば不要になるかもしれませんが、また同じような案件が発生した際、再度メモを取るところからスタートすることになります。
電話の取次ぎメモくらいであれば問題ありません。
ただし、ソフトの使い方や定期的に行わなければならない業務のメモは整理するまで捨てないように注意しましょう。
②メモを丁寧に取りすぎる
聞いた内容をほぼすべてに対して、メモを取ることもおすすめできません。
メモを取り出した最初のうちはいいのですが、話が進むにつれてメモが追いつかなくなります。
結果的に、重要な部分を書き損じてしまうなんてことも。
また、後で読みやすいように書こうという意識は素晴らしいのですが、メモの段階であればその必要はありません。
後で見やすいように綺麗な文字で、色分けして書くのは、その後の『ノート整理』の部分で行えばOKです。
最低限の要点をまとめ、自分が読める文字程度にとどめておくという点に注意が必要です。
すぐに実践できる、具体的なメモのコツやテクニック５選
メモを取るメリットと苦手な人の共通点について解説してきました。
ここからは、実際に改善するにはどうすればいいのか？についてお伝えします。
今すぐ実践できる内容にしましたので、ぜひ、参考にしてお仕事に取り入れてみましょう。
①必要な要点のみを拾って書いておく
メモを取ることよりも、話を聞くことに集中しましょう。
会話の中で、具体的なやり方が出たときだけメモを取ってください。
可能な限り、短くまとめることがコツです。
文章にはしないように意識してしてください。
おすすめの方法はベタですが、『箇条書き形式』にすること。
話を聞くことに集中できるため、メモを取ること意識を向けすぎないようにできます。
また、余裕が出てくるので、話の中で疑問点が浮かぶようになります。
疑問点をその場で聞くことができれば、より正確に仕事のやり方を深堀できます。
②パッと思いつかない漢字はカタカナで書く
相手の会社名や人の名前に対して有効です。
なんとなく、思いつきそうなんだけど…パッと出てこない時は、迷わずカタカナで書いておきましょう。
例えば、電話対応でよくあるパターンですが、
『株式会社○○の、××と申します。△△の件で□□さんにお繋ぎいただけますでしょうか。』
と、問い合わせがあったとします。
大体、これでワンセットになってくるかと思います。
相手が求めているポイントは「△△の件で□□さんと話をしたい」というところ。
会社名の○○や名前の××で、躓いてしまうと、本来相手が求めている内容を聞き損じてしまう可能性があります。
また、カタカナは単純に文字の画数が少ないためスピーディーにメモを取ることができます。
すぐに思い出せないと分かった時点で、カタカナでメモを取るようにしてみてくださいね。
③対面の場合は、相手に見える位置でメモを取る
メモを取っていることを相手に認識させましょう。
教える側も、「今はメモを取っているタイミング」と思ってもらうことで、話を区切りながらゆっくりと正確に伝えてくれる効果があります。
また、書いている内容に間違いがないか確認することも可能でです。
きちんと理解しようとする姿勢も伝わり、教える側も安心感を覚えます。
今回ご紹介するテクニックの中でも、特に効果が高いので、すぐにでも取り入れたいただきたい内容です。
④電話の場合は、取ったメモを復唱する
電話の場合は、相手にメモを見せながら進めることはできません。
代替案として、内容を復唱するテクニックを使ってみてください。
電話口でのメモですと、つい焦ってしまい、必要な内容を書き損じてしまうことがあります。
また、相手の話を遮るのに躊躇してしまい曖昧なまま話が進んでしまうことも。
ですので、一通り話が終わった段階で、
- 『恐れ入りますが、内容の確認をさせていただいてもよろしいでしょうか？』
- 『ご用件を復唱させていただきます』
などと、一言付け加えて復唱しましょう。
話した内容に対して間違いがないか擦り合わせることができます。
また、副次的な効果として、確認する中で、足りていない情報が思い浮かんでくることもあるのです。
後から不明な点がでないよう、しっかりとその場でメモを復唱して内容の確認をしてしまいましょう。
⑤メモを取った後は、すぐに整理をする
仕事に追われていると、メモの内容を整理することが後回しになってしまいがちです。
ただ、できるだけ教わった内容は、記憶が新しいうちに整理する癖をつけてください。
後回しにしてしまいますと、聞いたとに感じた細かい疑問点やちょっとしたアイディアを忘れてしまうことがあります。
可能であれば、
- メモを取る
- 業務を行う
- 内容を整理をする
ではなく、
- メモを取る
- 内容を整理する
- 業務を行う
といった形で、『内容を整理』→『業務を行う』の順番で仕事を進めるのをおすすめします。
今の仕事を進めるのも大事ですが、今後の先も見据えて、メモを取ったらすぐに整理する癖をつけておきましょう。
メモを取るメリットを理解して、コツとテクニックを実践してみましょう！
いかがでしたでしょうか？
今回の記事の内容をまとめると以下の通りです。
- 仕事のやり方を思い出す時間が省ける
- 改善点を発見でき、さらに効率の良い方法が見つかる
- メモを取るだけではなく、ノート整理して仕事方法を明確にできる
- 必要な要点のみを拾って書いておく
- パッと思いつかない漢字はカタカナで書く
- 対面の場合は、相手に見える位置でメモを取る
- 電話の場合は、取ったメモを復唱する
- 聞いた後すぐに整理をする
メモを取るのが苦手な人によくある『２つの特徴』
- メモを書くだけで、すぐに整理をしない人
- メモを丁寧に取りすぎる
仕事に慣れないうちは、メモを取るだけでも一苦労ですよね。
特に、普段聞き慣れない言葉だったり、理解できない内容が多く発生するはずです。
ただ、心がけておきたいのは、メモを取ることが大切なのではないということ。
本質は業務を理解することです。
上手にメモを取るスキルは一度身につけておけば、どんな場面でも活用できます。
今回ご紹介したコツを1つでもよいので取り入れて、今より効率よく仕事が進むようになれば、大変嬉しく思います。
以上、ここまでお読みいただきありがとうございました！
